Kassensysteme Berlin Kosten: Was Gastronomen einplanen

Das Wichtigste auf einen Blick

Kassensysteme Berlin Kosten: Preise für Hardware und TSE-Modul

Berlin hat eine hohe Dichte an Gastronomie, Cafés, Spätis und kleinen Ladengeschäften. Wer hier neu eröffnet, kalkuliert selten mit großen Filialbudgets, sondern mit knappen Anschaffungskosten. Die Preise unterscheiden sich vor allem nach Bauart: Tablet-Kasse, klassische PC-Kasse oder kompakter Aufsteller für den Tresen.

Eine einfache Tablet-Lösung mit Kassenschublade, Bondrucker und Scannergriff liegt bei etwa 400 bis 900 Euro. Klassische PC-Kassen mit Touchscreen, Schublade und zwei Bondruckern kosten rund 1.200 bis 2.500 Euro. Hinzu kommen Montage, Einrichtung und Schulung, häufig 150 bis 400 Euro.

In der Gastronomie kommen Bestellterminals, Küchenmonitore oder Handscanner dazu. Ein Bestellterminal schlägt mit 300 bis 800 Euro zu Buche, ein Küchenmonitor mit 200 bis 500 Euro. Wer Speisen und Getränke an der Theke und am Tisch abrechnet, plant besser zwei Erfassungsgeräte ein.

Wer gebrauchte Hardware kauft, spart beim Einstieg, trägt aber ein höheres Risiko bei Defekten. Ersatzteile für ältere PC-Kassen sind in Berlin oft nur über Fachhändler zu bekommen. Ein Wartungsvertrag kostet zusätzlich 10 bis 40 Euro pro Monat.

Was das TSE-Modul kostet

Seit 2020 müssen Kassensysteme in Deutschland eine technische Sicherheitseinrichtung nutzen. Grundlage ist die Kassensicherungsverordnung des Bundes, die § 146a der Abgabenordnung umsetzt und Aufzeichnungen manipulationssicher macht. Die TSE-Pflicht gilt unabhängig davon, ob der Betrieb in Berlin-Mitte oder in Spandau sitzt.

Die TSE ist entweder fest in das Kassensystem integriert oder als Modul nachrüstbar. Integrierte Lösungen kosten meist 100 bis 300 Euro einmalig, verteilt auf die Laufzeit. Externe TSE-Module für ältere Kassen liegen bei 200 bis 600 Euro, teils plus Einbau.

Dazu kommt der laufende Betrieb der TSE. Viele Anbieter verlangen dafür 10 bis 30 Euro pro Monat und Kasse. Wer mehrere Kassen betreibt, sollte diese Position in der Kalkulation nicht übersehen.

Anbieter für Kassensysteme, TSE und Zahlung

Am deutschen Markt und damit auch in Berlin sind unter anderem orderbird, ready2order, Vectron, Lightspeed, SumUp und Zettle by PayPal für Kassensysteme aktiv. Jeder Anbieter bündelt Hardware, TSE und Zahlungsabwicklung zu eigenen Konditionen, deshalb lohnt der Vergleich von mindestens zwei Angeboten.

Für die TSE sind fiskaly, die Deutsche Fiskal sowie Hardware-Module von Swissbit und Epson gängige Bezugswege. Bei der Zahlungsanbindung stehen in Deutschland unter anderem SumUp, Payone, Nexi (ehemals Concardis), CCV und Adyen bereit – die Konditionen je Kartenmarke stehen im Vertrag.

GoBD und Aufbewahrung

Neben der TSE verlangen die GoBD und § 146 der Abgabenordnung eine ordnungsgemäße, unveränderbare Aufzeichnung aller Geschäftsvorfälle. Die Kassensoftware muss Einzelaufzeichnungen, Storni und Tagesabschlüsse nachvollziehbar speichern. Wer hier spart, riskiert Probleme bei einer Kassen-Nachschau, die in § 146b der Abgabenordnung geregelt ist.

Die Aufbewahrungspflichten ergeben sich aus § 147 der Abgabenordnung; für Kassendaten betragen die Fristen in Deutschland mehrere Jahre. Wer das System wechselt, muss die alten Daten exportierbar halten. Anbieter, die keinen vollständigen Export anbieten, sind für den regulären Betrieb ungeeignet.

Laufende Gebühren für Zahlungsanbindung und Software

Die laufenden Kosten entscheiden über die Wirtschaftlichkeit. Ein Kassensystem für 500 Euro kann über drei Jahre teurer sein als eines für 1.500 Euro, wenn die monatlichen Gebühren hoch sind.

Software-Abos liegen bei 30 bis 120 Euro pro Monat und Kasse. Darin enthalten sind Updates, Kassenberichte und oft auch eine Warenwirtschaft. Manche Anbieter staffeln nach Umsatz oder Anzahl der Artikel.

Wer mehrere Kassen betreibt, zahlt pro zusätzlicher Kasse meist einen reduzierten Satz. Berliner Filialbetriebe verhandeln hier oft Staffelpreise ab der dritten Kasse.

Zahlungsanbindung: Karte, EC und mobil

Die Zahlungsanbindung ist der zweite große Posten. Kartenzahlung dominiert in Berlin, bargeldloses Bezahlen ist in Gastronomie und Einzelhandel Standard. Anbieter verlangen pro Transaktion zwischen 0,2 und 1,5 Prozent des Umsatzes, je nach Karte und Vertrag.

Giropay und Debitkarten sind günstiger, Kreditkarten teurer. Manche Anbieter rechnen zusätzlich eine Grundgebühr von 5 bis 20 Euro pro Monat ab. Wer eigene Terminals stellt, zahlt oft eine Miete von 5 bis 15 Euro pro Monat.

Bekannte Anbieter für die Zahlungsanbindung in Deutschland sind SumUp, Zettle by PayPal, Payone, Nexi (ehemals Concardis), CCV und Adyen. Sie unterscheiden sich nicht nur beim Prozentsatz, sondern auch bei Grundgebühr, Terminalmiete und Vertragslaufzeit; die Konditionen je Kartenmarke stehen im Vertrag.

Bei der Preisangabenverordnung und den Zahlungsregeln gelten die Vorgaben des deutschen Rechts, etwa zur Auszeichnung von Preisen und Entgelten. Wer Zusatzkosten auf Rechnungen ausweist, muss die geltenden Vorschriften beachten.

Mobile Bezahlung über das Smartphone nimmt in Berlin zu, besonders in Cafés und Imbissen. Anbieter verlangen dafür oft denselben Prozentsatz wie bei Kartenzahlung.

Weitere laufende Posten

Die Rolle der IHK Berlin bei der Beratung

Die IHK Berlin ist für viele Betriebe die erste Anlaufstelle, wenn es um Kassensysteme, Aufzeichnungspflichten und Fördermittel geht. Sie berät kostenfrei, neutral und ohne Verkaufsinteresse. Wer vor der Anschaffung steht, kann dort die eigene Ausstattung prüfen lassen.

Die Themen reichen von der TSE-Pflicht über die GoBD bis zur Frage, ob ein gefördertes Digitalisierungsprojekt in Frage kommt. Die IHK Berlin bietet Sprechstunden, Merkblätter und Veranstaltungen an. Auf Bundesebene bündelt der DIHK seine Themenfelder für die Kammern, von Digitalisierung bis Recht.

Die Digitalprämie des Landes Berlin, die über die Investitionsbank Berlin lief, nimmt keine Zuschussanträge mehr an. Für Digitalisierungsberatung gibt es das Bundesprogramm go-digital. Zuschüsse können einen Teil der Hardware- und Softwarekosten decken. Konditionen und Antragswege ändern sich; die IHK Berlin informiert über den aktuellen Stand.

Wann die IHK Berlin hilft

Vor der Anschaffung: Prüfung, ob das geplante System die Aufzeichnungspflichten erfüllt. Bei der Umrüstung: Hinweise zur TSE-Nachrüstung und zu Fristen. Nach der Prüfung: Unterstützung, wenn das Finanzamt Fragen zur Kassenführung stellt. Bei Förderung: Orientierung zu Förderprogrammen des Landes und des Bundes und zu Anträgen.

Beispiel: Kostenaufstellung für einen Berliner Gastronomiebetrieb

Ein Café in Kreuzberg mit 40 Plätzen und Außerhausverkauf rechnet mit folgender Ausstattung. Zwei Erfassungsgeräte, ein Bondrucker an der Theke, ein Küchenbon, Kartenzahlung und eine TSE im Abo.

Einmalige Kosten

Laufende Kosten pro Monat

Über drei Jahre summiert sich das auf rund 9.700 bis 11.900 Euro. Werden Fördermittel genutzt, sinkt der Betrag. Der Betrieb sollte die Zahlen jährlich prüfen, weil Anbieter ihre Konditionen anpassen.

Bei einem Umsatz von 180.000 Euro im Jahr entsprechen die laufenden Kosten etwa 1,5 bis 1,8 Prozent des Umsatzes. Dieser Anteil ist ein guter Richtwert für die eigene Planung.

Tabelle: Preisrahmen für Kassensysteme in Berlin

Die Spannen sind Richtwerte aus dem Berliner Markt. Konkrete Angebote hängen von Ausstattung, Vertragslaufzeit und Anbieter ab. Wer mehrere Standorte betreibt, verhandelt Staffelpreise.

Häufige Fragen