Wie Handwerksbetriebe in Bayern Kassensysteme mit TSE auswählen

Das Wichtigste auf einen Blick

Was die KassenSichV von Handwerksbetrieben in Bayern verlangt

Die Kassensicherungsverordnung gilt bundesweit, also auch für einen Malerbetrieb in Augsburg oder einen Elektrobetrieb in Nürnberg. Entscheidend ist nicht die Branche, sondern ob im Betrieb Bargeld angenommen wird. Den Aufbau der Verordnung zeigt das Inhaltsverzeichnis der KassenSichV.

Jeder Geschäftsvorfall muss einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet erfasst werden. Zusätzlich verlangt § 146a der Abgabenordnung die Signatur jedes Vorgangs durch eine technische Sicherheitseinrichtung. Dieselbe Vorschrift verpflichtet zur Mitteilung der Kasse an die Finanzverwaltung, elektronisch über ELSTER, innerhalb eines Monats nach der Anschaffung.

Eine TSE besteht aus drei Teilen: Sicherheitsmodul, Speichermedium und einheitliche digitale Schnittstelle. Diese Teile erklären, warum eine Kasse mehr ist als ein Kassenzettel-Drucker mit Software. Fehlt die Schnittstelle, kann die Finanzverwaltung die Daten im Prüfungsfall nicht auslesen. Fehlt das gültige Sicherheitsmodul, fehlt die Signatur.

Welche Anforderungen das Sicherheitsmodul erfüllen muss, regelt § 2 KassenSichV. Danach muss es vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik zertifiziert sein. Jedes Zertifikat läuft ab. Deshalb gehört die verbleibende Laufzeit neben dem Preis zu den ersten Fragen an einen Anbieter.

Warum mobile Kassen im Handwerk dasselbe Thema sind

Handwerk kassiert selten an einem Ort. Der Notdienst nimmt Bargeld auf der Baustelle an, der Transporter verkauft Ersatzteile, im Laden läuft die Hauptkasse. Jede dieser Stellen mit Bargeldannahme ist ein elektronisches Aufzeichnungssystem und braucht dieselbe Technik. Ein Kartenterminal ohne TSE ist keine zulässige Kassenlösung, auch wenn es nur wenige Belege pro Woche erzeugt.

Die Aufbewahrung endet nicht mit dem Verkaufsvorgang. Nach § 147 der Abgabenordnung sind Bücher und sonstige Aufzeichnungen zehn Jahre aufzubewahren, gerechnet ab dem Schluss des Kalenderjahres, in dem sie entstanden sind. Ein TSE-Speicher mit zwei Jahren Fassungsvermögen erfüllt das nicht. Wer auswählt, sollte deshalb klären, wie Signaturen exportiert werden und in welchem Format.

TSE-Module und Kassensysteme, die für Handwerk in Bayern infrage kommen

Bei der TSE stehen zwei Wege zur Wahl: ein Steckmodul in der Kasse oder eine Cloud-TSE. Beide sind zulässig, unterscheiden sich aber bei Wartung, Netzabhängigkeit und Preis. Die folgende Übersicht nennt Lösungen, die in Deutschland verbreitet sind.

Die Cloud-TSE fiskaly SIGN DE braucht keine zusätzliche Hardware im Betrieb, weil die Signatur auf Servern des Anbieters erzeugt wird. Voraussetzung ist eine Datenverbindung. Fällt das Netz aus, muss die Kasse die Belege zwischenspeichern und später nachsignieren.

Ein Steckmodul wie das von Swissbit arbeitet ohne Netz, ist aber an ein Gerät gebunden. Bei Ablauf der Zertifizierung wird der Austausch zur Aufgabe mit Termin. Epson bietet TSE-Lösungen, die in ausgewählte Bon-Drucker des Herstellers eingebaut werden. Das ist interessant, wenn im Betrieb bereits Epson-Hardware läuft.

Bei den Kassensystemen dominieren bei kleinen Betrieben Abo-Lösungen. ready2order bietet ein cloudbasiertes Kassensystem, dessen Funktionsumfang und Preise für Hardware und Kassen-Abos öffentlich einsehbar sind. Loyverse arbeitet mit einer kostenlosen Basisversion und kostenpflichtigen Erweiterungen. Solche Modelle passen zu Betrieben mit wenigen Belegen pro Woche, sofern TSE und Belegausgabe abgedeckt sind.

Wer überwiegend Kartenzahlungen abwickelt, kommt mit Kartenlesern aus. SumUp bietet Kartenzahlungsgeräte für den mobilen Einsatz, die sich mit einem Kassensystem verbinden lassen. Zettle by PayPal verkauft Kartenleser für kontaktloses Bezahlen, die mit der App Zettle Go zusammenarbeiten. In beiden Fällen kommt zu Gerät und Abo eine Gebühr je Transaktion hinzu.

Für Betriebe, die Material und Arbeitszeit zusammenführen, gehören Warenwirtschaft und Kasse zusammen. Collmex verbindet Verkauf und Kasse in einer Software, SelectLine bietet Warenwirtschaft für Handel und Handwerk. Solche Pakete kosten mehr als ein Kartenleser, sparen aber doppelte Eingaben. Wer vergleicht, sollte den Funktionsumfang an der eigenen Rechnung ausrichten, nicht an der Liste der Extras.

Was ein Kassensystem mit TSE kostet: Beispielrechnung

Öffentliche Preislisten nennen selten eine Gesamtsumme. Sie listen Bausteine: Hardware, Abo je Kasse, Gebühr je Transaktion und Extras wie zusätzliche Bediener. Die folgende Rechnung ist ein Beispiel mit angenommenen Werten. Sie ersetzt keinen Vergleich der aktuellen Preislisten, zeigt aber, welche Posten ein Betrieb einrechnen muss.

Angenommen wird ein Sanitärbetrieb mit acht Mitarbeitern und zwei Kassen, eine im Laden und eine im Fahrzeug. Alle Werte sind gerundet und als Annahme gekennzeichnet.

Annahmen:

Umgerechnet auf beide Kassen sind das 115,00 € netto pro Monat. Ein Steckmodul statt Cloud-TSE verschiebt den Anteil: Die Hardware wird teurer, die laufende TSE-Gebühr entfällt. Wer drei Fahrzeuge hat, rechnet mit drei Kassen, weil Abo und Geräte je Kasse anfallen.

Anschaffungen bis 800,00 € netto zählen zu den geringwertigen Wirtschaftsgütern und lassen sich im Jahr der Anschaffung vollständig absetzen. Teurere Hardware wird über mehrere Jahre abgeschrieben. Die Einordnung im Einzelfall klärt der Steuerberater.

In fünf Schritten zum Kassensystem mit TSE

Zum Auswahlprozess gehört der Blick auf die Altdaten. Ein neues System muss Belege, Kassenberichte und Signaturen der alten Kasse aufnehmen können, sonst entsteht eine Lücke. Klären Sie vor dem Kauf, in welchem Format der Export läuft und ob er im Abo enthalten ist.

Der DIHK bündelt die Positionen der Kammern zu Themen der Digitalisierung in seinen Themenfeldern. Wer den Rahmen kennt, ordnet Angebote schneller ein.

Was Betriebsprüfer bei Handwerkskassen sehen wollen

Bei einer Kassenprüfung geht es nicht um Technik allein. Geprüft wird, ob die Aufzeichnungen nachvollziehbar sind und ob die Kasse die Vorgaben der KassenSichV erfüllt. Diese Fragen kommen regelmäßig vor.

Ein häufiger Fehler im Handwerk: Der Meister korrigiert abends die Tageseinnahmen, weil eine Rechnung nicht stimmt. Zulässig ist das nur, wenn die Korrektur dokumentiert bleibt, mit Grund und Datum. Ohne Notiz wirkt eine Kürzung wie eine Manipulation.

Ein zweiter Fehler ist das Sammelkonto. Individuelle Bedieneranmeldungen sind Pflicht, gemeinsame Zugänge machen jede Buchung unklar. In Betrieben mit zwei Mitarbeitern ist die Umstellung an einem Nachmittag erledigt.

Ein dritter Fehler betrifft die Altdaten. Wer die Kasse tauscht, ohne die alten Daten exportierbar zu halten, riskiert eine Lücke von mehreren Jahren. Prüfen Sie vorher, ob der alte Anbieter Belege und Signaturen in einem lesbaren Format liefert.

Häufige Fragen

Braucht ein Handwerksbetrieb mit wenigen Barzahlungen schon eine TSE?

Ja. Sobald ein elektronisches Aufzeichnungssystem genutzt und Bargeld angenommen wird, greift die KassenSichV. Die Höhe der Beträge spielt keine Rolle.

Welche TSE-Anbieter sind in Deutschland verbreitet?

Am bekanntesten sind die Cloud-TSE fiskaly SIGN DE, Steckmodule von Swissbit und TSE-Lösungen im Bon-Drucker von Epson. Welche davon zum Einsatz kommt, gibt meist der Kassenanbieter vor.

Was kostet ein Kassensystem mit TSE im Monat?

Abo-Kassen liegen häufig zwischen 20,00 € und 60,00 € netto je Kasse und Monat, dazu kommen Hardware und Gebühren je Kartenzahlung. Im Rechenbeispiel mit zwei Kassen ergeben sich 115,00 € netto pro Monat.

Wie lange müssen Kassenberichte und TSE-Signaturen aufbewahrt werden?

Zehn Jahre, gerechnet ab dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Aufzeichnung entstanden ist. Der Speicher der TSE muss diese Frist abdecken.

Reicht ein Quittungsblock für Kleinreparaturen?

Nein. Auch Kleinbeträge gehören einzeln in das elektronische System und werden dort signiert. Handschriftliche Aufzeichnungen erfüllen die Einzelaufzeichnungspflicht nicht.