Kassenintegration
Teil von Kassenintegration in die Warenwirtschaft: Schnittstellen, Anbieter und Ablauf
Leitfaden zur Kassenintegration in die Warenwirtschaft
Kassenintegration in die Warenwirtschaft: Schnittstellen wie REST-API, CSV und Middleware, Anbieter wie Collmex, SelectLine, DATEV und SAP sowie typische Kosten.
Das Wichtigste auf einen Blick
- Kassenintegration verbindet Verkaufsdaten mit der Warenwirtschaft, ohne dass Belege doppelt erfasst werden.
- Vier Wege sind üblich: Dateiexport, direkter Datenbankzugriff, REST-API und Middleware.
- Collmex und SelectLine bringen Kassenschnittstellen mit, DATEV nimmt Kassenbuchungen auf, SAP bindet Kassen über offene Schnittstellen an.
- Eine technische Sicherheitseinrichtung ist Pflicht, unabhängig von der Anbindung.
- Je nach Weg fallen einmalige Einrichtungskosten und eine monatliche Pauschale an.
Was die Verbindung von Kasse und Warenwirtschaft leistet
Kassenintegration in die Warenwirtschaft heißt: Das Kassensystem übergibt jede Verkaufsposition an das Warenwirtschaftssystem. Dort sinken die Bestände automatisch, Nachbestellungen entstehen aus echten Abverkäufen.
Die Datenrichtungen sind getrennt. Verkaufsdaten wandern von der Kasse in die Warenwirtschaft: Menge, Einzelpreis, Rabatt, Zahlungsart, Belegnummer, Zeitstempel. Stammdaten wandern zurück: Artikelnummer, Bezeichnung, Preis, Einheit, Steuersatz.
Passen müssen mindestens Artikelnummer, Menge, Steuerschlüssel, Zahlungsart und Kassen-ID. Fehlt eine Zuordnung, entstehen Fehlbuchungen und Bestandsdifferenzen.
Vier technische Wege zur Schnittstelle
| Weg | Funktionsweise | Aufwand | Passend für |
|---|---|---|---|
| Dateiexport | Die Kasse schreibt CSV oder XML, die Warenwirtschaft liest im Zeitraster. | gering | ein Standort, kleine Sortimente |
| Datenbankzugriff | Beide Systeme arbeiten auf denselben Tabellen. | mittel | Installationen auf einem Server |
| REST-API | Beide Systeme tauschen Daten in Echtzeit über HTTP und JSON. | mittel bis hoch | Filialen mit Live-Bestand |
| Middleware | Ein Dienst übersetzt Formate und protokolliert Fehler. | hoch | mehrere Kassen, verschiedene Hersteller |
Schritt für Schritt zur laufenden Integration
- Systeme festlegen: Welche Kasse läuft, welche Warenwirtschaft führt Artikel und Bestände, welche Daten sollen fließen.
- Stammdaten angleichen: Artikelnummern, Einheiten, Steuersätze, Warengruppen und Zahlungsarten zuordnen.
- Schnittstelle freischalten lassen: Modul, Lizenz oder Aktivierungsschlüssel beim Anbieter anfordern.
- Testlauf fahren: Stammdatenexport, Testverkauf, Storno, Retoure und Kassenabschluss prüfen, Summen vergleichen.
- Regelbetrieb sichern: täglicher Abgleich, Fehlerprotokoll, offene Posten und TSE-Signaturen kontrollieren.
Jede Kasse benötigt eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung, die jeden Vorgang signiert. Die Anforderungen regelt die KassenSichV. Ohne TSE ist der Kassenbetrieb nicht zulässig, unabhängig von der Warenwirtschaftsanbindung.
Anbieter und ihre Kassenschnittstellen
Collmex führt Warenwirtschaft und Kassenschnittstelle in einem System. Verkaufsdaten werden als Belege übernommen und mit Artikeln und Kunden verknüpft, wie die Produktübersicht von Collmex zeigt.
SelectLine verbindet Warenwirtschaft und Kasse für Betriebe, die Aufträge, Lager und Rechnungswesen in einer Oberfläche führen. Die Funktionen stehen auf der Produktseite von SelectLine.
DATEV steht am Ende der Kette. Viele Kassensysteme liefern Kassenbuchungen als DATEV-konformen Buchungsstapel oder legen sie im Kassenarchiv ab. Das erleichtert die Übergabe an die Steuerberatung, ersetzt aber keine Warenwirtschaft.
SAP Business One und SAP S/4HANA binden Kassen über offene Schnittstellen wie OData oder IDoc an. Das Datenmodell ist strenger und der Einrichtungsaufwand höher. Für einen Laden mit einer Kasse ist das selten wirtschaftlich.
Typische Kosten in Euro
Die folgende Beispielrechnung nennt Nettobeträge, wie sie in Angeboten für kleine Betriebe auftauchen. Die Preise hängen vom Anbieter, vom Modul und vom Anpassungsaufwand ab. Die IHK München und Oberbayern nennt zusätzlich Funktionen und Auswahlkriterien für Kassensysteme.
| Position | Einmalig | Laufend |
|---|---|---|
| Kassenschnittstelle freischalten | 100 bis 500 Euro | 10 bis 50 Euro pro Monat |
| Einrichtung und Datenabgleich | 300 bis 1.500 Euro | keine |
| Middleware oder Integrationsdienst | 500 bis 2.000 Euro | 20 bis 100 Euro pro Monat |
| Warenwirtschaftsmodul Verkauf und Lager | keine | 20 bis 150 Euro pro Monat |
Beispielrechnung: Eine Kasse mit 800 Belegen im Monat, 250 Euro netto Freischaltung und 600 Euro netto Einrichtung, ergibt 850 Euro netto einmalig. Laufend kommen 30 Euro netto für die Schnittstelle und 60 Euro netto für das Warenwirtschaftsmodul hinzu, also 90 Euro netto im Monat oder 1.080 Euro netto im Jahr. Mit 19 Prozent Umsatzsteuer sind das 1.011,50 Euro brutto einmalig und 107,10 Euro brutto monatlich.
Häufige Fragen
Was kostet eine Kassenschnittstelle?
Je nach Weg 100 bis 500 Euro netto einmalig und 10 bis 50 Euro netto monatlich. Middleware und individuell programmierte Anbindungen liegen darüber. Alle Werte sind Marktbandbreiten, keine Festpreise.
Welche Daten lassen sich übertragen?
Von der Kasse zur Warenwirtschaft: Positionen, Zahlungsarten, Rabatte, Stornos und Belegnummern. In die Gegenrichtung: Artikel, Preise, Einheiten und Steuersätze. Kundendaten nur, wenn beide Systeme dieselbe Kundennummer führen.
Reicht ein CSV-Export?
Für einen Standort mit wenigen hundert Belegen am Tag ja. Der Abgleich läuft dann im festen Zeitraster, etwa stündlich. Für Live-Bestände über mehrere Kassen braucht es eine API oder Middleware.
Muss die Kasse eine TSE haben?
Ja. Jedes in Deutschland betriebene Kassensystem braucht eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung, die Vorgänge signiert und aufbewahrt.
Wer pflegt die Stammdaten?
Die Warenwirtschaft. Artikelnummer, Preis und Steuersatz werden dort gepflegt und über die Schnittstelle an die Kasse verteilt. Sonst entstehen doppelte Artikel und falsche Bestände.