Leitfaden zur Kassenintegration in die Warenwirtschaft: vier Wege, Pflichten nach KassenSichV und Kostenbeispiel

Das Wichtigste auf einen Blick

Kassenintegration verbindet Verkaufsdaten mit der Warenwirtschaft, ohne dass Belege doppelt erfasst werden.
Vier Wege sind üblichDateiexport, direkter Datenbankzugriff, REST-API und Middleware.
Die Grundaufzeichnungen der Kasse dürfen auf dem Weg in ein externes System nicht verkürzt werden, wenn Verkettung und Lesbarkeit verloren gehen.
Eine TSE bleibt Pflicht, unabhängig von der Anbindung.
Die Kosten im Beispiel liegen bei 850 Euro netto einmalig und 90 Euro netto im Monat.

Was die Verbindung von Kasse und Warenwirtschaft leistet

Kassenintegration heißt: Das Kassensystem übergibt jede Verkaufsposition an das Warenwirtschaftssystem. Dort sinken die Bestände automatisch, und Nachbestellungen entstehen aus echten Abverkäufen. Wie das für kleine Läden aussieht, zeigt Kassensystem mit Warenwirtschaft.

Die Datenrichtungen sind getrennt. Verkaufsdaten wandern von der Kasse in die Warenwirtschaft: Menge, Einzelpreis, Rabatt, Zahlungsart, Belegnummer, Zeitstempel. Stammdaten wandern zurück: Artikelnummer, Bezeichnung, Preis, Einheit, Steuersatz. Fehlt eine Zuordnung, entstehen Fehlbuchungen und Bestandsdifferenzen.

Vier technische Wege zur Schnittstelle

Die Tabelle ordnet die Wege nach Aufwand ein. Die Einordnung ist eine Faustregel, kein Preisversprechen. Konkrete Anbieter und Abläufe stehen in Schnittstellen, Anbieter und Ablauf.

Vier technische Wege

Funktionsweise

Dateiexport: Die Kasse schreibt CSV oder XML, die Warenwirtschaft liest im Zeitraster.
Datenbankzugriff: Beide Systeme arbeiten auf denselben Tabellen.
REST-API: Beide Systeme tauschen Daten in Echtzeit über HTTP und JSON.
Middleware: Ein Dienst übersetzt Formate und protokolliert Fehler.

Aufwand

Dateiexport: gering
Datenbankzugriff: mittel
REST-API: mittel bis hoch
Middleware: hoch

Passend für

Dateiexport: ein Standort, kleine Sortimente
Datenbankzugriff: Installationen auf einem Server
REST-API: Filialen mit Live-Bestand
Middleware: mehrere Kassen, verschiedene Hersteller

Was die KassenSichV für die Integration bedeutet

Für jede Aufzeichnung eines Geschäftsvorfalls muss das Kassensystem unmittelbar eine neue Transaktion starten. Die Transaktionsnummer muss so beschaffen sein, dass Lücken in den Aufzeichnungen erkennbar sind. Ihre Warenwirtschaft sollte diese Nummer deshalb mitführen und nicht neu vergeben.

Werden Grundaufzeichnungen in ein externes Aufbewahrungssystem übertragen, muss sichergestellt werden, dass die Verkettung aller Transaktionen und die Anforderungen an die einheitliche digitale Schnittstelle erhalten bleiben, so schreibt es § 3 KassenSichV vor.

Eine Verdichtung von Grundaufzeichnungen ist für die Dauer der Aufbewahrung unzulässig, wenn dadurch deren Lesbarkeit nicht mehr gewährleistet ist. Fassen Sie also Verkäufe in der Warenwirtschaft nur zusammen, wenn die Einzelaufzeichnungen weiter lesbar verfügbar bleiben.

Die einheitliche digitale Schnittstelle nach § 4 KassenSichV ist eine Datensatzbeschreibung für die Anbindung der TSE an das Aufzeichnungssystem und für den standardisierten Datenexport. Das gilt unabhängig von Ihrer Warenwirtschaft. Wie Sie das ablegen, zeigt Kassenbericht, TSE und GoBD.

Schritt für Schritt zur laufenden Integration

Systeme festlegenWelche Kasse läuft, welche Warenwirtschaft führt Artikel und Bestände, welche Daten sollen fließen.
Stammdaten angleichenArtikelnummern, Einheiten, Steuersätze, Warengruppen und Zahlungsarten zuordnen. Das Anforderungsprofil für ein Kassensystem hilft dabei.
Schnittstelle freischalten lassenModul, Lizenz oder Aktivierungsschlüssel beim Anbieter anfordern.
Testlauf fahrenStammdatenexport, Testverkauf, Storno, Retoure und Kassenabschluss prüfen, Summen vergleichen und die Transaktionsnummern auf Lücken prüfen.
Regelbetrieb sicherntäglicher Abgleich, Fehlerprotokoll und Kontrolle der TSE-Daten.

Jede Kasse benötigt eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung. Ohne sie ist der Kassenbetrieb nicht zulässig, unabhängig von der Warenwirtschaftsanbindung. Zu den GoBD vor Ort lesen Sie Kassenintegration mit Warenwirtschaft: GoBD.

Kostenbeispiel in Euro

Die folgende Rechnung nutzt angenommene Nettobeträge und dient nur der Größenordnung. Reale Angebote hängen von Anbieter, Modul und Anpassungsaufwand ab.

Angenommen, eine Kasse mit 800 Belegen im Monat braucht 250 Euro netto für die Freischaltung und 600 Euro netto für die Einrichtung. Das sind 850 Euro netto einmalig. Laufend kommen 30 Euro netto für die Schnittstelle und 60 Euro netto für das Warenwirtschaftsmodul hinzu, also 90 Euro netto im Monat oder 1.080 Euro netto im Jahr.

Die Steuer beträgt nach § 12 UStG 19 Prozent der Bemessungsgrundlage. Damit sind es 1.011,50 Euro brutto einmalig und 107,10 Euro brutto im Monat. Planen Sie zusätzlich den Aufwand für einen späteren Wechsel des Kassensystems ein, damit die Daten mitwandern.

Häufige Fragen

Was kostet eine Kassenschnittstelle?

Das hängt vom Anbieter ab. Im Beispiel sind es 850 Euro netto einmalig und 90 Euro netto im Monat, alle Werte sind angenommen. Middleware und individuelle Anbindungen können darüber liegen.

Welche Daten lassen sich übertragen?

Von der Kasse zur Warenwirtschaft: Positionen, Zahlungsarten, Rabatte, Stornos und Belegnummern. In die Gegenrichtung: Artikel, Preise, Einheiten und Steuersätze.

Reicht ein CSV-Export?

Für einen Standort mit wenigen Belegen am Tag oft ja. Der Abgleich läuft im festen Zeitraster. Für Live-Bestände über mehrere Kassen braucht es eine API oder Middleware.

Wer pflegt die Stammdaten?

Die Warenwirtschaft. Artikelnummer, Preis und Steuersatz werden dort gepflegt und über die Schnittstelle an die Kasse verteilt. Sonst entstehen doppelte Artikel und falsche Bestände.