Wie läuft der Wechsel eines Kassensystems mit Datenmitnahme ab?

Das Wichtigste auf einen Blick

• Ein Kassensystemwechsel läuft in fünf Phasen: Bestandsaufnahme, Anbieterwahl, Datenexport, Testbetrieb, Produktivstart.
• Die Datenmitnahme nutzt CSV-Dateien, das DATEV-Format und den DSFinV-K-Export.
• Realistisch sind vier bis acht Wochen von der Kündigung bis zum Produktivstart.
• Einmalige Kosten liegen je nach Umfang zwischen 200 und 2.500 Euro netto, dazu monatliche Gebühren je Kasse.
• Zuständig sind Alt-Anbieter, neuer Anbieter, Steuerberater, DATEV, IHK und Finanzamt.

Schritt 1 bis 3: Bestandsaufnahme, Kündigung, Anbieterwahl

Die Bestandsaufnahme steht am Anfang. Erfasst werden Kassenmodell, Anzahl der Kassen, Artikelstamm, Kundenstamm, Zahlungsarten, Schnittstellen zur Warenwirtschaft und die laufenden Monatskosten. Prüfen Sie parallel Laufzeit und Kündigungsfrist im bestehenden Vertrag, häufig sind es 24 Monate mit drei Monaten Frist.

Anlass für einen Wechsel ist oft die Technik. Seit dem 1. Januar 2020 muss jedes elektronische Aufzeichnungssystem eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung enthalten, geregelt in § 146a der Abgabenordnung. Die Kassensicherungsverordnung konkretisiert die Anforderungen an TSE, Einzelaufzeichnung und Belegausgabe. Alte Kassen ohne Zertifizierung sind damit nicht mehr zulässig.

Bei der Anbieterwahl zählen Exportformate, TSE-Zertifikat, Schnittstellen zu Zahlungsgeräten und Supportzeiten. Der Ratgeber Kassensysteme der IHK München und Oberbayern nennt Funktionen, Kosten und Auswahlkriterien für kleine Geschäfte. Welche Fehler dabei häufig passieren, beschreibt die IHK unter Fehler beim Kauf und Betrieb von Kassensystemen.

Schritt 4: Datenexport beim Alt-Anbieter anfordern

Fordern Sie den Export schriftlich und setzen Sie eine Frist von zehn Werktagen. Lassen Sie sich das Format vorher nennen, damit der neue Anbieter den Import prüfen kann. Bewahren Sie zusätzlich Sicherungskopien außerhalb des Kassensystems auf, denn die Aufbewahrungspflichten nach § 147 AO bleiben nach dem Wechsel bestehen.

Liefern sollte der Alt-Anbieter: Artikel- und Kundendaten als CSV, Buchungsdaten im DATEV-Format, Einzelaufzeichnungen als DSFinV-K-Export, Tagesabschlüsse und Z-Bons als PDF. Fehlt der DSFinV-K-Export, verlangen Sie ihn ausdrücklich, er ist das Standardformat für Betriebsprüfungen.

Vereinbaren Sie die Datenüberlassung schriftlich, mit Format, Frist und einem benannten Ansprechpartner. Notieren Sie zu jedem Schritt ein Datum und eine verantwortliche Person, sonst bleibt der Export liegen.

Datenformate im Überblick

Format	Inhalt	Empfänger
CSV	Artikel, Kunden, Umsatzlisten	neuer Anbieter, Tabellenkalkulation
DATEV-Format	Buchungsdaten, Konten	Steuerberater, DATEV
DSFinV-K	Einzelaufzeichnungen, TSE-Daten	Finanzamt, Betriebsprüfung
PDF	Z-Bons, Tagesabschlüsse	Archiv

Schritt 5 und 6: Import, Testbetrieb und Produktivstart

1. Stammdaten und Steuerschlüssel importieren, dabei 7 und 19 Prozent, Rabatte, Pfand und Trinkgeld prüfen.
2. Artikel und Preise stichprobenartig gegen die alte Kasse abgleichen, mindestens 20 Positionen.
3. Testbuchungen durchführen, Summen vergleichen und ein bis zwei Wochen parallel buchen.
4. Mitarbeiter schulen, Berechtigungen vergeben, Zahlungsgeräte anbinden und die neue TSE in Betrieb nehmen.
5. Dem Finanzamt die neue TSE bis zum Ablauf des folgenden Kalendermonats mitteilen, danach das Altsystem nach dem letzten Kassenabschluss abschalten.

Was der Wechsel kostet: Beispielrechnung

Beispiel für ein Ladengeschäft mit zwei Kassen und 3.500 Artikeln, alle Beträge netto:

• Migration von Stammdaten und Umsätzen: 450 Euro
• Einrichtung, TSE-Aktivierung, Zahlungsgeräte: 300 Euro
• Schulung von drei Mitarbeitern: 200 Euro
• Anpassung der Warenwirtschaft: 250 Euro

Einmalig ergeben sich 1.200 Euro. Dazu kommen laufend 39 bis 89 Euro je Kasse und Monat sowie 5 bis 15 Euro für die TSE. Hardware wie Bon-Drucker oder Kartenterminal ist nicht enthalten. Bei zwei Filialen mit getrennter Warenwirtschaft steigen die einmaligen Kosten auf 1.800 bis 2.500 Euro netto.

Wer wann zuständig ist

Der Alt-Anbieter liefert den Export und löscht Daten erst nach Ablauf der Fristen. Der neue Anbieter verantwortet Import, Mapping, Schulung und Support, oft im Rahmen eines Migrationspakets. Steuerberater und DATEV übernehmen die Buchungsdaten in den Kontenrahmen SKR 03 oder SKR 04.

Die IHK berät zu Vertragsgestaltung und Anbieterauswahl. Das Finanzamt erhält die Mitteilung über die neue TSE. Planen Sie für die Abstimmung zwischen Steuerberater und Kassenanbieter zwei Wochen ein, weil die Exportdatei erst nach dem letzten Abschluss des Altsystems vollständig ist.

Häufige Fragen

Wie lange dauert ein Kassensystemwechsel mit Datenmitnahme?

Für kleine Betriebe sind vier bis acht Wochen realistisch. Der Export beim Alt-Anbieter braucht ein bis zwei Wochen, Import und Testbetrieb ein bis zwei Wochen, der Parallelbetrieb läuft eine bis zwei Wochen.

Welche Datenformate muss der alte Anbieter liefern?

Mindestens CSV für Stammdaten, das DATEV-Format für Buchungsdaten und den DSFinV-K-Export für Einzelaufzeichnungen. Z-Bons und Abschlüsse gehören als PDF ins Archiv.

Was kostet die Datenmitnahme?

Kleine Datenbestände kosten 200 bis 500 Euro netto. Bei mehreren Filialen, vielen Artikeln und Sonderfällen sind 1.500 bis 2.500 Euro netto üblich.

Wer übernimmt den Import in DATEV?

Der neue Kassenanbieter liefert die Exportdatei, die Übernahme in DATEV Kanzlei-Rechnungswesen macht in der Regel der Steuerberater. Klären Sie vorher den Kontenrahmen.

Muss ich den Wechsel dem Finanzamt melden?

Ja. Vor dem Einsatz einer neuen TSE ist diese dem Finanzamt mitzuteilen, und zwar bis zum Ablauf des folgenden Kalendermonats nach Inbetriebnahme.