Kassensysteme für kleine Geschäfte: Anbieter, Funktionen und Kosten im Vergleich

Das Wichtigste auf einen Blick

Rechtlicher Rahmen: TSE, KassenSichV und Mitteilungspflicht

Jede elektronische Kasse in Deutschland braucht eine technische Sicherheitseinrichtung, kurz TSE. Die KassenSichV beschreibt, welche Anforderungen dieses Modul erfüllen muss: Es signiert jeden Geschäftsvorfall, speichert die Daten unveränderbar und protokolliert Beginn und Ende des Kassenbetriebs.

Seit dem 1. Januar 2025 gilt zusätzlich die Mitteilungspflicht nach Paragraf 146a der Abgabenordnung. Anschaffung, Außerbetriebnahme und die Art der eingesetzten TSE sind dem Finanzamt binnen eines Monats elektronisch zu melden. Das betrifft auch Kassen, die vor 2020 angeschafft wurden.

Ein Verzicht auf die TSE ist nur bei einer offenen Ladenkasse möglich, also ohne elektronische Erfassung. Wer elektronisch erfasst, muss die Vorgaben einhalten. Verstöße gelten als Ordnungswidrigkeit und können mit einem Bußgeld bis 25.000 Euro geahndet werden.

Fünf Kassensysteme mit Preisen, Hardware und Laufzeiten

Jeder Anbieter fährt ein anderes Preismodell. Zwei verkaufen Hardware und rechnen pro Transaktion ab, zwei verkaufen Software als Abo, einer verkauft über Fachhändler. Die Übersicht nennt Einstiegspreise netto.

ready2order verkauft das Kassensystem als Abo und die Hardware separat. Die Preisübersicht von ready2order nennt 29 Euro netto pro Monat als Einstieg; Pakete mit Lagerbestand, Lieferanten und Auswertungen über mehrere Standorte kosten mehr. Das System läuft auf einem iPad, Bondrucker und Kassenschublade kommen als Zubehör dazu. Die Funktionsübersicht von ready2order führt Warenwirtschaft, Kundenverwaltung, Berichte und die integrierte TSE. Passend für Ladengeschäfte, die auf Tablet-Basis kassieren und eine Kasse pro Standort betreiben.

Loyverse ist eine Kassensoftware für Android und iOS, die auf vorhandenen Geräten läuft. Die Grundversion kostet nichts, Erweiterungen sind kostenpflichtig. Laut Preisliste von Loyverse liegt Advanced Inventory bei 25 US-Dollar pro Monat und Filiale, weitere Module wie Mitarbeiterverwaltung oder Kundenbindung werden ähnlich abgerechnet. Eine TSE liefert Loyverse nicht selbst; sie kommt über einen Partnerdienst hinzu, der monatlich berechnet wird. Vorteil: kein Abo, keine Laufzeit. Nachteil: Der Sicherheitsdienst kostet extra.

SumUp setzt auf Kartenleser plus Kassen-App. Die Grundgebühr beträgt null, abgerechnet wird pro Transaktion. Die Kartenlesegeräte von SumUp starten beim Air für 39 Euro netto einmalig, größere Terminals kosten mehr. Dazu kommen 1,69 Prozent pro Kartenzahlung, ohne Mindestumsatz und ohne Vertragsbindung. Eine tiefe Warenwirtschaft fehlt, vorhanden sind Produktkatalog, Berichte und die TSE in der Kassen-App.

Zettle by PayPal arbeitet nach demselben Muster. Der Kartenleser von Zettle kostet 39 Euro, die Gebühr pro Kartenzahlung liegt bei 1,75 Prozent, eine Vertragslaufzeit gibt es nicht. Die Zettle Go App führt Produkte, Verkäufe und Berichte, eine TSE-Funktion ist für Deutschland enthalten. Auszahlungen laufen über das PayPal-Konto. Für Dienstleister mit wenigen Belegen ist der Einstieg günstig, für Sortimente mit Lager und Lieferanten fehlt die Tiefe.

Vectron kommt aus dem klassischen Kassenbau. Der Hersteller aus Münster liefert die Software Vectron POS und die Hardware, verkauft wird über Fachhandelspartner. Diese kalkulieren den Monatspreis, eine öffentliche Preisliste gibt es deshalb nicht. Üblich sind Mietmodelle mit 12 bis 60 Monaten Laufzeit, in denen Hardware, Wartung und Cloud-Dienste enthalten sind. Warenwirtschaft, Schnittstellen und die TSE gehören zum Funktionsumfang.

Die TSE ist bei vier der fünf Anbieter im Abo- oder Gerätepreis enthalten, bei Loyverse nicht. Wer die Cloud-TSE extern einkauft, zahlt je Kasse einen monatlichen Betrag, der in der Kostenrechnung auftauchen muss. Die Höhe nennt der TSE-Anbieter, nicht der Kassenhersteller.

Funktionen im direkten Vergleich

TSE. Alle fünf Anbieter liefern für Deutschland eine zertifizierte TSE, entweder im Gerät oder als Cloud-Dienst. Bei SumUp und Zettle ist sie Teil der Kassen-App, bei ready2order im Abo enthalten, bei Loyverse zubuchbar, bei Vectron im Kassensystem verbaut.

Warenwirtschaft. ready2order und Vectron führen Lagerbestände, Lieferanten und Einkaufspreise. Loyverse deckt das über die Erweiterung Advanced Inventory ab. SumUp und Zettle bieten Produktkataloge mit Bestandsanzeige, aber keine Einkaufs- oder Lieferantenverwaltung.

Berichte. Tagesabschluss, Umsatz je Warengruppe, Zahlungsart und Zeitraum sind bei allen fünf Standard. Ein CSV-Export für die Buchhaltung ist ebenfalls vorhanden, teils nur in höheren Paketen.

Buchhaltung und Schnittstellen. SumUp und Zettle übergeben Umsätze an gängige Buchhaltungsprogramme. ready2order und Loyverse liefern Berichte und CSV-Dateien, Vectron Schnittstellen zu ERP-Systemen.

Zahlungsarten und Offline-Betrieb. Bei SumUp und Zettle liegt der Schwerpunkt auf Kartenzahlung, Bargeld wird in der App erfasst. ready2order verbindet Karte, bar und Rechnung im gleichen Vorgang. Loyverse speichert Verkäufe offline und gleicht sie später ab.

Rechenbeispiel: 4.000 Euro Kartenumsatz im Monat

Beispielrechnung mit einem Terminal, Abschreibung über 36 Monate, alle Beträge netto.

SumUp: Hardware 39 Euro, also 1,08 Euro pro Monat. Die Transaktionsgebühr von 1,69 Prozent auf 4.000 Euro ergibt 67,60 Euro. Gesamt: 68,68 Euro.

Zettle: Hardware 39 Euro, also 1,08 Euro. 1,75 Prozent auf 4.000 Euro ergibt 70,00 Euro. Gesamt: 71,08 Euro.

Abo-Modell: 29 Euro Abo plus Transaktionsgebühr. Die Differenz zum SumUp-Fall beträgt 39,68 Euro pro Monat. Das Abo rechnet sich damit erst, wenn die Zahlungsgebühr unter 0,99 Prozent des Umsatzes liegt.

Fünf Kassen: Beim Abo-Modell steigt der Monatspreis auf 145 Euro. Bei SumUp und Zettle bleiben nur die Transaktionsgebühren, weil jedes Terminal einmalig bezahlt wird.

Bargeld: Wer 30 Prozent des Umsatzes bar einnimmt, senkt den Kartenumsatz und damit die Gebühren. Kassenlade, Zählung und TSE-Signatur muss die Kasse trotzdem abbilden.

Auswahl in fünf Schritten

Häufige Fragen

Reicht ein Kartenleser als Kassensystem?

Für Betriebe mit wenigen Belegen ja, solange eine TSE vorhanden ist und die Belege den Vorgaben entsprechen. Sobald Lager, Lieferanten oder mehrere Mitarbeiter verwaltet werden, fehlen Funktionen. Dann lohnt ein Abo-System.

Was kostet die TSE monatlich?

Eine Hardware-TSE wird einmalig gekauft. Cloud-TSE-Dienste kosten monatlich, bei ready2order stecken sie im Abo, bei Loyverse in der Partnerabrechnung. Vor Vertragsabschluss sollte der TSE-Preis getrennt ausgewiesen werden.

Sind die Abopreise netto oder brutto?

Alle genannten Beträge sind netto. Umsatzsteuerpflichtige Betriebe ziehen 19 Prozent Vorsteuer. Kleinunternehmer nach Paragraf 19 des Umsatzsteuergesetzes können keine Vorsteuer ziehen und müssen mit Bruttopreisen rechnen.

Welche Vertragslaufzeiten sind üblich?

Bei SumUp und Zettle gibt es keine Laufzeit. ready2order und Loyverse arbeiten mit Monatsabos. Vectron-Systeme laufen beim Fachhändler über Mietverträge mit 12 bis 60 Monaten.

Braucht ein Dienstleister ohne Ladenlokal ein Kassensystem?

Sobald elektronisch erfasst wird, ja. Wer mobil kassiert, braucht eine TSE-fähige App plus Kartenleser. SumUp und Zettle sind dort der günstigste Einstieg, weil keine Grundgebühr anfällt.