Leitfaden zur Auswahl eines Kassensystems für kleine Geschäfte

Das Wichtigste auf einen Blick

Pflichtthemen zuerst klären: TSE, Einzelaufzeichnung, Kassenmeldung.
Zahlungsarten und Warenwirtschaft prägen den Alltag stärker als das Design.
Software-Abos kosten marktüblich zwischen 0 und 60 Euro pro Monat, zzgl. MwSt.
Hardware liegt häufig zwischen 300 und 1.200 Euro einmalig.
Länderprogramme erstatten einen Teil der Ausgaben über Zuschüsse.

In fünf Schritten zur passenden Kasse

Bedarf notieren: Kassenplätze, Artikelzahl, Öffnungszeiten, Spitzenzeiten.
Pflichten prüfen: TSE, Einzelaufzeichnung, Kassenmeldung, Aufbewahrung.
Zahlungsarten und Funktionen festlegen: Bargeld, Girocard, kontaktlos, Warenwirtschaft.
Kosten und Förderung rechnen: Abo, Hardware, Transaktionsgebühren, Zuschüsse.
Zwei Kandidaten testen: mit eigenen Artikeln und eigenem Kassenzettel.

Eine strukturierte Kassensystem-Auswahl beginnt mit dem eigenen Bedarf, nicht mit dem Prospekt. Wer die fünf Punkte schriftlich festhält, kann Angebote sachlich vergleichen und erkennt Ausstattungslücken vor dem Kauf.

Was die Kasse rechtlich erfüllen muss

Jedes elektronische Aufzeichnungssystem braucht seit dem 1. Januar 2020 eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung. Die Pflicht zur Einzelaufzeichnung und zum TSE-Einsatz regelt die Vorschrift zur Kassenführung nach § 146a der Abgabenordnung. Wer nur die TSE nachrüstet und die Kassenfunktionen nicht prüft, riskiert Lücken in der Auswertung.

Welche Anforderungen die TSE technisch erfüllen muss, beschreibt die Kassen-Sicherheitsverordnung mit Vorgaben zu Signaturerstellung, Speicherung und Protokollierung. Achten Sie darauf, dass der Anbieter eine zertifizierte TSE einsetzt und dies im Vertrag nennt.

Neu angeschaffte Kassen sind innerhalb eines Monats nach der Anschaffung über ELSTER an das Finanzamt zu melden. Zuständig ist das Finanzamt des Betriebs, nicht das des Anbieters. Auch die Außerbetriebnahme ist mitzuteilen.

Eine offene Ladenkasse bleibt in einfachen Fällen zulässig, solange kein elektronisches Aufzeichnungssystem genutzt wird. Belege und Protokolle sind über die gesetzliche Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren zu sichern.

Zahlungsarten, Warenwirtschaft und Schnittstellen

Girocard bleibt in Deutschland die meistgenutzte Kartenart, kontaktlose Zahlung per Karte oder Smartphone wächst. Für Kartenzahlungen fallen Gebühren je Umsatz an, die je nach Anbieter und Kartenart meist im Bereich von einem bis zweieinhalb Prozent des Umsatzes liegen, bei Debitkarten oft darunter. Anbieter wie SumUp oder Zettle by PayPal verkaufen Lesegeräte und rechnen je Transaktion ab.

Prüfen Sie, ob die Kassen-App Zahlungen und Belege in einer Oberfläche zusammenführt oder ob Sie zwei Geräte bedienen müssen. Bargeld erfordert einen klaren Kassenabschluss mit Zählprotokoll; Trinkgeld und Wechselgeld sollten getrennt gebucht werden.

Bei der Warenwirtschaft zählen Artikelstamm, Lagerbestand, Einkaufspreise und Margen. Prüfen Sie Schnittstellen zur Buchhaltung, etwa DATEV, zum Webshop und zu Waage, Etikettendrucker oder Küchendrucker. Fragen Sie nach Exportformaten wie CSV, damit die Abrechnung ohne Handarbeit gelingt. Benutzerrollen und die Protokollierung von Stornos gehören ebenfalls auf die Prüfliste.

Anbieter und Preislogik im Überblick

Anbieter	Schwerpunkt	Preislogik
ready2order	Kassen-Abo mit Warenwirtschaft für Handel und Gastronomie	Monatsabo je Kasse, Module und Hardware separat
Loyverse	Kassensoftware für kleine Läden	Basiskasse kostenlos, Erweiterungen kostenpflichtig
SumUp	Kartenzahlung mit Kassen-App	Lesegerät kaufen, Gebühr je Transaktion
Zettle by PayPal	Kartenzahlung mit Kassen-App	Lesegerät kaufen, Gebühr je Transaktion

Die aktuellen Monatspreise und Modulpakete stehen in der Preisübersicht von ready2order. Bei Loyverse ist die Basiskasse kostenlos, bezahlt werden Zusatzmodule. Rechnen Sie die Kosten je Kasse und Monat, nicht je Betrieb, denn jede Kasse benötigt eine eigene TSE.

Hardware kaufen Sie entweder als Paket mit Kassenschublade und Bondrucker oder einzeln. Ein Paket ist bequem, bindet Sie aber an einen Anbieter.

Rechenbeispiel für ein kleines Ladengeschäft

Beispielrechnung mit Richtwerten, alle Beträge netto zzgl. MwSt.:

Tablet und Kassenlade: 600 Euro einmalig
Bondrucker: 150 Euro einmalig
Kassensoftware: 25 Euro monatlich, 300 Euro im Jahr
Kartenterminal: 79 Euro einmalig
Transaktionsgebühren: 1,5 Prozent, bei 5.000 Euro Kartenumsatz monatlich 75 Euro, im Jahr 900 Euro

Im ersten Jahr summiert sich das auf 2.029 Euro. Bei Barzahlung entfallen die Transaktionsgebühren; dann bleibt vor allem das Abo als laufende Kosten. Ein Cloud-Abo ohne Warenwirtschaft startet häufig bei null Euro monatlich.

Förderung und Vertragsdetails

Für Hard- und Software gibt es Zuschüsse. Viele Länder fördern die Digitalisierung kleiner Betriebe, in Bayern etwa über den Digitalbonus. Üblich sind Quoten zwischen 30 und 50 Prozent der förderfähigen Ausgaben, oft mit Höchstbeträgen im vierstelligen Bereich. Fast immer gilt: erst Antrag stellen, dann bestellen. Fragen Sie bei Ihrer IHK oder beim Landesförderinstitut nach dem aktuellen Programm.

Prüfen Sie außerdem Vertragslaufzeit, Kündigungsfrist und Datenexport. Ein Anbieterwechsel ist nur dann günstig, wenn Artikel, Kunden und Umsätze vollständig mitgenommen werden können. Supportzeiten und Ersatzgeräte sollten im Vertrag stehen.

Häufige Fragen

Braucht ein kleiner Laden eine TSE?

Sobald ein elektronisches Aufzeichnungssystem genutzt wird, ja. Bargeschäfte und Kartenzahlungen laufen dann über die TSE.

Welche Kassensysteme eignen sich für Einsteiger?

Für Kartenzahlung mit App eignen sich SumUp und Zettle by PayPal. Warenwirtschaft und Auswertungen bieten ready2order sowie die Erweiterungen von Loyverse.

Was kostet ein Kassensystem im ersten Jahr?

Für einen Kassenplatz mit Kartenzahlung sind nach der Beispielrechnung rund 2.000 Euro netto zu erwarten, zzgl. MwSt.

Bekomme ich Fördergeld, wenn ich schon gekauft habe?

Meist nicht. Die Programme verlangen einen Antrag vor der Bestellung, deshalb gehört die Förderprüfung an den Anfang der Auswahl.