Kassenintegration
Teil von Kassenintegration in die Warenwirtschaft: Schnittstellen, Anbieter und Ablauf
Wie erstellt man ein Anforderungsprofil für ein Kassensystem?
Anforderungsprofil Kassensystem erstellen: Kriterien wie TSE, Warenwirtschaft, Zahlungsarten und Schnittstellen, Anbietervergleich plus Beispielrechnung in Euro.
Das Wichtigste auf einen Blick
- Ein Anforderungsprofil Kassensystem trennt Muss- von Kann-Kriterien und hält zu jedem Punkt die Belegquelle fest.
- Pflicht sind eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung, Einzelaufzeichnung und Belegausgabe.
- Funktionale Kriterien betreffen Warenwirtschaft, Zahlungsarten, Schnittstellen und Anbieter.
- Beispielpreise in Euro und ein Rechenbeispiel machen laufende Kosten vergleichbar.
Rechtliche Anforderungen zuerst klären
Nach § 146a der Abgabenordnung sind elektronische Aufzeichnungen einzeln, vollständig und unveränderbar zu speichern. Vorgeschrieben ist außerdem eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung, kurz TSE. Die Pflicht zur zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung gilt für Registrierkassen wie für PC-Kassensysteme.
Für kleine Geschäfte sammelt die IHK München und Oberbayern Hinweise zu Funktionen, Kosten und Auswahl: Hinweise zu Funktionen und Kosten von Kassensystemen. Klären Sie zusätzlich, ob die TSE als lokales Modul oder als Cloud-Dienst eingebunden wird und wer die Verantwortung bei einem Ausfall trägt.
Belegnummernkreis, Exportformat und Aufbewahrungsort gehören als eigene Zeilen ins Profil.
Funktionen, Zahlungsarten und Schnittstellen
Funktionale Kriterien beginnen beim Sortiment: Artikelstamm, Varianten, Rabattgruppen, Gutscheine, Storno und Kassensturz. Notieren Sie, welche Auswertungen Sie brauchen, etwa Umsatz je Warengruppe, je Mitarbeiter oder je Filiale. Ergänzen Sie, welche Belege ausgedruckt, per E-Mail oder als QR-Code ausgegeben werden sollen.
Zahlungsarten gehören in ein eigenes Kapitel. Halten Sie fest, welche Verfahren heute und in zwei Jahren gebraucht werden: Bargeld, Girocard, Kreditkarte, kontaktloses Zahlen, Mobile Payment, Rechnung und Gutschein. Vermerken Sie, ob das Terminal gemietet oder gekauft wird und wer die Entgelte abrechnet.
Schnittstellen entscheiden über den Aufwand im Alltag. Prüfen Sie Anbindungen an Warenwirtschaft, Buchhaltung, Onlineshop, Zeiterfassung und Payment-Anbieter. Fragen Sie schriftlich, welche Schnittstelle im gebuchten Tarif enthalten ist und ob Importe automatisch laufen. Die offizielle Funktionsübersicht eines Anbieters zeigt, wie fein Funktionen gegliedert sind: Funktionen des Kassensystems im Überblick.
In fünf Schritten zum fertigen Profil
In fünf Schritten zum Profil
- Tagesgeschäft beobachten und notieren, welche Vorgänge an der Kasse täglich anfallen.
- Muss- und Kann-Kriterien trennen und jedes Kriterium mit Belegquelle und offenem Punkt versehen.
- Rechtliche und steuerliche Vorgaben mit der Steuerberatung abstimmen und schriftlich bestätigen lassen.
- Funktionslisten, Preislisten und Vertragsbedingungen bei den Anbietern schriftlich anfordern.
- Angebote je Kriterium mit Punkten bewerten und die Entscheidung dokumentieren.
Beispieltabelle für das Anforderungsprofil
| Kriterium | Priorität | Belegquelle | Klärungspunkt |
|---|---|---|---|
| Zertifizierte TSE | Muss | § 146a AO | Modul oder Cloud-Dienst |
| Einzelaufzeichnung und Belegausgabe | Muss | KassenSichV | Aufbewahrung und Format |
| Warenwirtschaft und Artikelstamm | Muss | Anbieter-Funktionsliste | Umfang im gebuchten Tarif |
| Zahlungsarten inklusive Girocard | Muss | Angebot des Anbieters | Terminalmiete oder Kauf |
| Schnittstelle zur Buchhaltung | Kann | Anbieter-Funktionsliste | Exportformat und Rhythmus |
| Schulung und Support | Kann | Servicebeschreibung | Reaktionszeit laut Vertrag |
Die Tabelle ist ein Beispiel. Passen Sie Prioritäten und Belegquellen an Ihren Betrieb an.
Rechenbeispiel: Kosten über drei Jahre
Beispielrechnung mit angenommenen Werten: Ein Abo von 39 Euro netto je Kasse und Monat ergibt für zwei Kassen 936 Euro im Jahr und 2.808 Euro in drei Jahren. Dazu kommen einmalig 1.200 Euro netto für zwei Terminals sowie 600 Euro für Einrichtung und Schulung.
Über drei Jahre summiert sich das auf 4.608 Euro netto. Die tagesaktuellen Preise stehen in der offiziellen Preisübersicht: Preise für Kassen-Abo und Hardware. Vergleichen Sie im Profil die Gesamtkosten über die Vertragslaufzeit, nicht nur den Monatsbeitrag.
Anbieter und Angebote vergleichen
Fragen Sie bei jedem Anbieter dieselben Unterlagen an: Funktionsliste, Preisliste, Vertragsbedingungen, Angaben zur TSE und Referenzen. Achten Sie auf Laufzeit, Kündigungsfristen und darauf, wem die Kassendaten gehören. Klären Sie, ob Exporte in ein offenes Format möglich sind, damit ein Wechsel nicht an fehlenden Daten scheitert.
Vereinbaren Sie Testzugänge oder Vorführungen und prüfen Sie dabei die Kassenprozesse mit eigenen Artikeln und eigenen Zahlungen. Legen Sie im Profil fest, welche Kriterien ein Angebot zwingend erfüllen muss und ab wann ein Angebot aus der Wertung fällt.
Häufige Fragen
Warum Muss- und Kann-Kriterien trennen?
Nur so erkennen Sie, welche Funktionen unverzichtbar sind und welche Angebote den Kernbedarf abdecken. Ein Kann-Kriterium wie eine Buchhaltungsschnittstelle darf ein sonst passendes System nicht ausschließen.
Welche Belegquelle gehört zu welchem Kriterium?
Notieren Sie Produktseiten, Preislisten, Gesetzestexte oder Merkblätter mit Fundstelle und Datum. So bleibt nachvollziehbar, warum ein Kriterium als Muss geführt wird.
Wie oft sollte das Profil aktualisiert werden?
Eine feste Frist gibt es nicht. Prüfen Sie es bei jedem Anbieterwechsel, bei neuen Filialen, bei zusätzlichen Zahlungsarten und nach Änderungen der Kassenregeln.
Wer sollte mitentscheiden?
Kassenverantwortliche, Buchhaltung, Steuerberatung und Geschäftsführung. Technische Fragen zu Schnittstellen klärt die IT oder der Anbieter.
