4 Schritte zur Kassenabrechnung im Einzelhandel

Das Wichtigste auf einen Blick

Vier Schritte führen zur ordnungsgemäßen Kassenabrechnung: vorbereiten, Z-Bericht erstellen, prüfen, archivieren.
Eine zertifizierte TSE ist gesetzlich vorgeschrieben, geregelt in § 146a AO und der KassenSichV.
Der Z-Bericht schließt den Geschäftstag ab und trägt die TSE-Signatur.
Aufbewahrungsfristen nach § 147 AO: acht Jahre für Buchungsbelege, zehn Jahre für Bücher.
Zuständig für die Durchführung ist die Kassenverantwortliche, für die Freigabe die Geschäftsführung.

Schritt 1: Kassenbestand zählen und Tagesabschluss vorbereiten

Der erste Schritt beginnt nach dem letzten Verkauf am Ende des Geschäftstags. Zählen Sie den Kassenbestand, getrennt nach Scheinen, Münzen und Kartenzahlungsbelegen. Notieren Sie den Anfangsbestand, der am Morgen in der Kasse lag. Vergleichen Sie beides mit den im Kassensystem gespeicherten Umsätzen. Diese Vorarbeit schafft die Grundlage für den Z-Bericht.

Zuständig ist die Kassenverantwortliche oder der Geschäftsführer. Der Zeitpunkt liegt fest: unmittelbar nach Ladenschluss, bevor die Kasse für den nächsten Tag geöffnet wird. Ein Kassenbericht hält Anfangsbestand, Endbestand und Differenz fest. Der Kassenbericht wird von der Kassenverantwortlichen und der Geschäftsführung abgezeichnet.

Halten Sie den Zeitpunkt schriftlich fest. Die Abrechnung erfolgt immer in derselben Reihenfolge. So bleibt der Ablauf nachvollziehbar, auch bei Personalwechsel.

Schritt 2: Z-Bericht erstellen und TSE-Signatur prüfen

Der Z-Bericht, auch Z-Abschluss genannt, fasst alle Buchungen des Tages zusammen und setzt das Journal auf null. Er muss von einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung signiert werden, kurz TSE. Diese Pflicht ergibt sich aus § 146a der Abgabenordnung, der Einzelaufzeichnung und TSE vorschreibt.

Die technischen Anforderungen an die TSE regelt die Kassenverordnung KassenSichV. Prüfen Sie nach dem Export, ob die TSE-Signatur vorhanden ist. Das Bundeszentralamt für Steuern führt die Liste der zertifizierten TSE. Nur Geräte aus dieser Liste erfüllen die Vorgaben.

Bei einem TSE-Ausfall dürfen Sie die Kasse nicht einfach weiterbetreiben. Dokumentieren Sie den Ausfall und informieren Sie Ihren Kassenhersteller.

Schritt 3: Abrechnung prüfen und Differenzen klären

Vergleichen Sie jetzt Soll und Ist. Soll ist der Umsatz laut Z-Bericht, Ist der gezählte Kassenbestand plus Kartenzahlungen. Differenzen dokumentieren Sie mit Datum, Uhrzeit und Ursache. Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Papieren und Unterlagen in elektronischer Form, kurz GoBD, verlangen eine unveränderbare und nachvollziehbare Aufzeichnung. Korrekturen dürfen die Originalbuchung nicht überschreiben.

Für die Auswahl und Dokumentation des Kassensystems gibt die IHK München und Oberbayern praktische Hinweise. Legen Sie eine Verfahrensdokumentation an, die alle Arbeitsschritte beschreibt. Die Geschäftsführung gibt die Abrechnung frei, die Buchhaltung übernimmt die Verbuchung.

Die Buchhaltung erhält den Z-Bericht, den Kassenbericht und die TSE-Daten. Diese Unterlagen müssen zueinander passen.

Schritt 4: Belege archivieren und Aufbewahrungsfristen überwachen

Archivieren Sie Z-Berichte, TSE-Daten und Kassenbelege digital und unveränderbar. § 147 AO regelt die Aufbewahrungsfristen. Seit 2025 gilt für Buchungsbelege eine Frist von acht Jahren, für Bücher und Abschlüsse zehn Jahre. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist.

Prüfen Sie monatlich, ob alle Belege vollständig abgelegt sind. Bewahren Sie die TSE-Daten so lange auf wie die zugehörigen Buchungsbelege. Nach Ablauf der Frist dürfen Sie die Unterlagen löschen, aber nur nach Freigabe durch die Buchhaltung. Die Aufbewahrungsfrist gilt für alle Kassenbelege, auch für Stornobelege.

Zeitplan und Zuständigkeiten

Zeitpunkt	Aufgabe	Verantwortlich
Nach Ladenschluss	Kassenbestand zählen, Kassenbericht anlegen	Kassenverantwortliche
Direkt danach	Z-Bericht erstellen, TSE-Signatur prüfen	Kassenverantwortliche
Am Folgetag	Soll-Ist-Vergleich, Differenzen dokumentieren	Geschäftsführung
Monatlich	Belege archivieren, Fristen prüfen	Buchhaltung

Rechenbeispiel: Differenz richtig verbuchen

Angenommen, der Z-Bericht weist für den Geschäftstag 2.450,00 Euro Umsatz aus. In der Kasse liegen 1.120,00 Euro in Scheinen und Münzen, die Kartenabrechnung zeigt 1.300,00 Euro. Die Summe aus Kassenbestand und Kartenzahlung beträgt 2.420,00 Euro. Es fehlen 30,00 Euro. Diese Differenz tragen Sie in den Kassenbericht ein und vermerken als Ursache eine ungeklärte Abweichung. Alle Beträge sind Bruttowerte inklusive 19 Prozent Umsatzsteuer.

Typische Fehler bei der Kassenabrechnung vermeiden

Kassenbestand erst nach dem letzten Verkauf zählen.
Z-Bericht sofort erstellen, nicht am nächsten Morgen.
TSE-Signatur auf Vollständigkeit prüfen.
Differenzen mit Uhrzeit und Ursache notieren.
Belege erst nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist löschen.

Häufige Fragen

Muss der Z-Bericht unterschrieben werden?

Nein, eine Unterschrift ist nicht vorgeschrieben. Entscheidend sind die TSE-Signatur und die unveränderbare Speicherung des Z-Berichts.

Wie lange müssen Kassenbelege aufbewahrt werden?

Für Buchungsbelege gelten acht Jahre, für Bücher und Abschlüsse zehn Jahre. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem der Beleg erstellt wurde.

Welche Behörde ist für die TSE-Zertifizierung zuständig?

Das Bundeszentralamt für Steuern führt die Liste der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtungen. Hersteller müssen ihre TSE dort zertifizieren lassen.

Was ist bei Kassendifferenzen zu tun?

Differenzen werden mit Datum, Uhrzeit und Ursache dokumentiert. Die Originalbuchung bleibt unverändert, Korrekturen werden als eigene Buchung erfasst.

Gilt die Kassenabrechnung auch für kleine Läden?

Ja, sobald ein elektronisches Aufzeichnungssystem eingesetzt wird. Eine offene Ladenkasse ohne Elektronik fällt nicht unter die TSE-Pflicht.