Abrechnung im Einzelhandel: Kassenbericht, TSE und GoBD richtig ablegen

Das Wichtigste auf einen Blick

• Jeder Geschäftsvorfall ist einzeln und zeitnah aufzuzeichnen; seit dem 1. Januar 2020 ist eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) Pflicht.
• Nach § 147 AO gilt grundsätzlich eine Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren, für Buchungsbelege seit dem 1. Januar 2025 von acht Jahren.
• Kassenbericht, Z-Bon, Zählprotokoll und Verfahrensdokumentation müssen unveränderbar abgelegt werden.
• Art und Anzahl der Kassensysteme sind dem Bundeszentralamt für Steuern binnen eines Monats zu melden.
• Fehlt die TSE oder fehlen Belege, kann das Finanzamt die Besteuerungsgrundlagen nach § 162 AO schätzen.

Pflichten bei der Abrechnung im Einzelhandel

Die Abrechnung im Einzelhandel beginnt an der Kasse und endet in der Ablage. Dazwischen liegen Pflichten aus der Abgabenordnung, der KassenSichV und den GoBD.

Grundnorm ist § 146a AO. Die Vorschrift verlangt die Einzelaufzeichnung jedes Geschäftsvorfalls, der über ein elektronisches Aufzeichnungssystem erfasst wird. Erfasst sind Bargeschäfte und unbar bezahlte Vorgänge, sofern sie über die Kasse gebucht werden.

Nach § 146a Absatz 1 AO muss jedes elektronische Aufzeichnungssystem mit einer zertifizierten TSE ausgestattet sein. Eine Ausnahme besteht nur für Systeme, die vor dem 1. Januar 2020 angeschafft wurden und nicht aufrüstbar sind. Für sie endete die Übergangsfrist am 31. Dezember 2022.

Die Aufzeichnungen müssen vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet sein. Abgeschlossene Vorgänge dürfen nicht mehr geändert werden. Storni werden als eigener Vorgang gebucht und begründet.

Ergänzend gelten die GoBD. Das Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen vom 28. November 2019 beschreibt, wie Bücher, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form zu führen und aufzubewahren sind.

Daraus folgen fünf Anforderungen: Nachvollziehbarkeit, Vollständigkeit, Richtigkeit, zeitgerechte Erfassung und Ordnung. Wer diese Punkte nicht belegen kann, verliert im Prüfungsfall die Vermutung der Ordnungsmäßigkeit.

Praktischer Kern ist die Verfahrensdokumentation. Sie beschreibt, welches Kassensystem eingesetzt wird, wie Tagesabschlüsse entstehen, wer Belege kontrolliert und wie Daten exportiert werden. Ohne dieses Dokument bleibt der Nachweis eines ordnungsmäßigen Verfahrens offen.

TSE-Anforderungen nach der KassenSichV

Die KassenSichV konkretisiert, welche technischen Anforderungen eine TSE erfüllen muss. Sie gilt seit dem 1. Januar 2020.

§ 1 KassenSichV regelt den Anwendungsbereich. Erfasst sind elektronische Aufzeichnungssysteme, also stationäre Kassen, mobile Geräte, Kassensoftware auf Tablets und Waagen mit Kasseneinheit.

§ 2 KassenSichV beschreibt die Funktionen der Sicherheitseinrichtung. Jeder Vorgang wird protokolliert, signiert und mit Zeitstempel, Betrag und Signaturzähler gespeichert. Das Speichermedium darf nicht manipulierbar sein.

§ 3 KassenSichV regelt die Zertifizierung. Die TSE muss vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik zugelassen sein. Hersteller weisen die Zulassung über eine Zertifizierungs-ID aus.

Tritt eine Störung der TSE auf, ist sie zu dokumentieren und dem Finanzamt mitzuteilen. Der Ausfall entbindet nicht von der Aufzeichnungspflicht, er verändert nur die technische Form der Sicherung.

Den vollständigen Wortlaut enthält die KassenSichV in der geltenden Fassung. Angaben von Herstellern zur Zertifizierung sollte der Käufer mit der Zertifizierungs-ID abgleichen.

Fristen im Überblick

Datum	Regelung
1. Januar 2020	TSE-Pflicht für elektronische Aufzeichnungssysteme
30. September 2020	Reguläres Ende der Nachrüstfrist für bestehende Kassen
31. März 2021	Verlängerte Frist für bestimmte Einzelkassen
31. Dezember 2022	Ende der Frist für nicht aufrüstbare Altkassen
laufend	Mitteilung an das Bundeszentralamt für Steuern binnen eines Monats

Die Übergangsfristen hat das Bundesministerium der Finanzen in Schreiben festgelegt. Für den Einzelfall ist zu prüfen, welche Frist für das konkrete Gerät galt.

Kassenbericht und Tagesabschluss: Schritt für Schritt

Der Kassenbericht ist kein amtliches Formular. Inhalt und Form richten sich nach den GoBD. Die folgenden Schritte haben sich in der Praxis bewährt.

1. Kassenbestand zählen und im Zählprotokoll festhalten, getrennt nach Scheinen und Münzen.
2. Tagesabschluss auslösen. Der Z-Bon enthält Datum, Uhrzeit, Bruttosummen je Steuersatz und den Endbestand, signiert durch die TSE.
3. Kassenbericht ausfüllen: Anfangsbestand, Bareinnahmen, Barausgaben, Einlagen, Entnahmen und Endbestand.
4. Belege nach Belegnummer sortieren und dem Tagesabschluss beifügen. Storni und Korrekturen kommen mit Begründung dazu.
5. Datenexport im Format der DSFinV-K erzeugen und unveränderbar archivieren.

Bei mehreren Schichten entsteht ein Abschluss je Schicht. Jeder Abschluss wird von der Person gegengezeichnet, die die Kasse geführt hat.

Der Kassenbericht muss den tatsächlichen Bestand abbilden. Differenzen sind zu begründen und nicht durch Korrekturbuchungen zu glätten.

Unterlagen, Formulare und Ablage

Unterlage	Inhalt	Frist
Kassenbericht	Anfangs- und Endbestand, Einnahmen, Ausgaben je Schicht	zehn Jahre
Z-Bon	Tagesabschluss mit Signatur der TSE	zehn Jahre
Zählprotokoll	Stückelung des gezählten Bestands	zehn Jahre
Verfahrensdokumentation	Abläufe, Zuständigkeiten, Systeme	laufend aktualisieren
DSFinV-K-Export	Rohdaten für die Außenprüfung	zehn Jahre
Kassenbeleg	Beleg zum Geschäftsvorfall	zehn Jahre, bei Buchungsbelegen acht Jahre

Kassenzettel auf Thermopapier verblassen. Eine Digitalisierung ändert die Aufbewahrungsfrist nicht. Entscheidend ist, dass die Daten während der gesamten Frist lesbar und auswertbar bleiben.

Aufbewahrungspflichten nach § 147 AO

§ 147 AO regelt die Fristen. Zehn Jahre gelten für Bücher, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanzen, die in § 140 AO genannten Aufzeichnungen und Buchungsbelege.

Sechs Jahre gelten für empfangene Handels- und Geschäftsbriefe sowie für Wiedergaben abgesandter Handelsbriefe. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung gemacht wurde.

§ 146a Absatz 3 AO ergänzt die Aufbewahrungspflicht für die in der TSE gespeicherten Daten. Auch diese Daten sind zehn Jahre vorzuhalten, nicht nur Ausdrucke.

Für Buchungsbelege gilt seit dem 1. Januar 2025 eine Frist von acht Jahren. Geändert hat das das Bürokratieentlastungsgesetz IV. Wie Kassenbelege einzuordnen sind, sollte vor dem Löschen von Daten mit der steuerlichen Beratung geklärt werden.

Die Aufbewahrung im Ausland ist eingeschränkt. Nach § 146 Absatz 2a AO sind elektronische Bücher und Aufzeichnungen in einem anderen Mitgliedstaat der Europäischen Union oder in einem Staat des Europäischen Wirtschaftsraums zulässig, wenn der Datenzugriff der Finanzverwaltung gesichert ist.

Werden Kassenaufzeichnungen nicht vorgelegt, kann das Finanzamt die Besteuerungsgrundlagen schätzen. Grundlage ist § 162 AO. Seit 2020 erlaubt § 146b AO zudem die Kassennachschau während der Geschäftszeit ohne vorherige Ankündigung.

Bargeld, Karte und gemischte Zahlungen

Die TSE erfasst alle Vorgänge, die über das Kassensystem gebucht werden, unabhängig von der Zahlungsart. Auch Kartenzahlungen und Rechnungen ohne Barzahlung laufen durch die Einzelaufzeichnung.

Gemischte Zahlungen, etwa ein Teil in bar und ein Teil mit Karte, werden als ein Vorgang mit mehreren Zahlungsbestandteilen erfasst. Für den Kassenbericht zählt nur der Baranteil.

Der Kassenbestand am Tagesende muss dem Anfangsbestand plus Bareinnahmen minus Barausgaben entsprechen. Weicht er ab, ist die Ursache zu klären und schriftlich festzuhalten.

Bei Zahlungen mit Karte kommt der Abrechnungsbeleg des Netzbetreibers zur Ablage. Er belegt den Zahlungseingang, ersetzt aber nicht den Kassenbeleg.

Datenzugriff und Prüfungsablauf

Die Finanzverwaltung kann auf die Kassendaten zugreifen. Nach den GoBD sind drei Formen üblich: der unmittelbare Datenzugriff, die Überlassung von Datenträgern und die Auswertung durch das Finanzamt.

Für die Praxis bedeutet das: Ein Export im Format der DSFinV-K muss ohne Nacharbeit möglich sein. Wer die Rohdaten nur als PDF vorhält, erfüllt die Anforderung nicht.

Prüfer fragen regelmäßig nach Verfahrensdokumentation, Kassenberichten, Z-Bons und der Zertifizierungs-ID der TSE. Diese Unterlagen gehören in eine Ablagestruktur, die nach Jahren und Kassen trennt.

Nach § 147 Absatz 1 AO sind die Unterlagen geordnet aufzubewahren. Lose Sammlungen ohne System erfüllen diese Anforderung nicht.

Behörden, Formulare und Ansprechpartner

Das Bundesministerium der Finanzen veröffentlicht die GoBD und die Schreiben zur KassenSichV. Dort stehen die Übergangsfristen und die Anforderungen an die Verfahrensdokumentation.

Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik zertifiziert die TSE. Ohne Zertifizierung darf eine Sicherheitseinrichtung nicht eingesetzt werden.

Das Bundeszentralamt für Steuern nimmt die Mitteilung nach § 146a Absatz 4 AO entgegen. Gemeldet werden Art und Anzahl der eingesetzten Kassensysteme, bei Außerbetriebnahme auch das Ende der Nutzung. Die Monatsfrist beginnt mit der Anschaffung oder der Außerbetriebnahme. Die Übermittlung erfolgt elektronisch über die bereitgestellten Formulare.

Die Industrie- und Handelskammern bieten Merkblätter und Beratung zur Kassenführung. Sie informieren über Verfahrensdokumentation, Kassenbericht und typische Prüfungsfragen.

Typische Fehler bei der Kassenabrechnung

• Kassenberichte fehlen für einzelne Tage oder Schichten.
• Der Z-Bon wurde erst nachträglich erstellt oder gesammelt ausgedruckt.
• Storni wurden durch Überschreiben des Originalvorgangs erfasst.
• Die Verfahrensdokumentation nennt Systeme, die nicht mehr im Einsatz sind.
• Die Mitteilung an das Bundeszentralamt für Steuern wurde nicht oder zu spät abgegeben.

Jeder dieser Punkte führt im Prüfungsfall zu Nachfragen. Vollständige, unveränderte Unterlagen verkürzen die Prüfung erheblich.

Häufige Fragen

Wie lange müssen Kassenbelege aufbewahrt werden?

Nach § 147 AO gilt für Buchungsbelege seit dem 1. Januar 2025 eine Frist von acht Jahren, für Bücher und Aufzeichnungen zehn Jahre. § 146a Absatz 3 AO verlangt zusätzlich zehn Jahre für die in der TSE gespeicherten Daten. Die Einordnung im Einzelfall gehört in die steuerliche Beratung.

Seit wann gilt die TSE-Pflicht?

Seit dem 1. Januar 2020. Bestehende Kassen mussten überwiegend bis zum 30. September 2020 nachgerüstet werden. Nicht aufrüstbare Altkassen durften bis zum 31. Dezember 2022 weiterlaufen.

Muss jedes Kassensystem gemeldet werden?

Ja. Nach § 146a Absatz 4 AO sind Art und Anzahl der Systeme sowie die Außerbetriebnahme binnen eines Monats dem Bundeszentralamt für Steuern mitzuteilen. Die Meldung erfolgt elektronisch.

Reicht der Z-Bon als Kassenbericht?

Nein. Der Z-Bon ist der Abschlussbeleg aus der Kasse. Der Kassenbericht ergänzt ihn um Anfangsbestand, Einlagen, Entnahmen, Ausgaben und Endbestand. Bei mehreren Schichten ist je Schicht ein Bericht zu erstellen.

Was passiert bei fehlenden Kassenbelegen?

Fehlen Unterlagen oder ist die Kasse nicht ordnungsgemäß geführt, kann das Finanzamt die Besteuerungsgrundlagen nach § 162 AO schätzen. Eine Kassennachschau nach § 146b AO ist ohne Ankündigung möglich.