Abrechnung
Teil von Abrechnung im Einzelhandel: Kassenbericht, TSE und GoBD richtig ablegen
TSE und GoBD in der Kassenabrechnung für kleine Betriebe
TSE-Pflicht und GoBD-Aufbewahrung in der Kassenabrechnung: Fristen, Belegpflicht, Meldung beim Bundeszentralamt für Steuern und typische Fehler kleiner Betriebe.
Das Wichtigste auf einen Blick
- Elektronische Kassensysteme müssen seit dem 1. Januar 2020 mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) gesichert sein.
- Kassenbelege sind Buchungsbelege und damit aufbewahrungspflichtig: Bücher zehn Jahre, Buchungsbelege seit 2025 acht Jahre.
- Die Anschaffung eines Kassensystems ist dem Bundeszentralamt für Steuern innerhalb eines Monats mitzuteilen.
- Eine offene Ladenkasse ohne Rechner fällt nicht unter die TSE-Pflicht.
TSE-Pflicht nach § 146a AO
Elektronische Aufzeichnungssysteme müssen seit dem 1. Januar 2020 mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung gesichert sein. Das ergibt sich aus § 146a der Abgabenordnung. Die Pflicht trifft Systeme, die der Einzelaufzeichnungspflicht nach § 146 Absatz 1 AO unterliegen.
Die Vorschrift verlangt außerdem, jeden Geschäftsvorfall einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet zu erfassen. Korrekturen dürfen die ursprüngliche Buchung nicht überschreiben. Eine Stornobuchung ist zulässig, das Löschen nicht.
Aufbau und Belegpflicht nach KassenSichV
Die Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) konkretisiert die technischen Anforderungen. Der Verordnungstext steht im Rechtsportal des Bundesministeriums der Justiz. Eine TSE besteht aus einem Sicherheitsmodul, einem Speichermedium und einer einheitlichen digitalen Schnittstelle. Jede Einzelaufzeichnung wird signiert und lässt sich nachträglich nicht verändern.
Zu jedem Vorgang gehören Betrag, Zeitstempel, Zahlungsart und eine Transaktionsnummer. Nach § 6 KassenSichV ist über jeden Geschäftsvorfall ein Beleg auszugeben, elektronisch oder auf Papier. Eine Ausnahme kann die zuständige Landesbehörde auf Antrag zulassen, wenn die Belegausgabe im Betrieb unzumutbar ist.
Aufbewahrung nach GoBD und § 147 AO
Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) stammen vom Bundesministerium der Finanzen. Danach sind elektronisch erzeugte Kassenbelege elektronisch zu archivieren, unveränderbar und mit einem Index versehen. Ein Ausdruck auf Thermopapier genügt nicht, weil die Schrift verblasst.
§ 147 der Abgabenordnung steuert die Fristen. Bücher und Aufzeichnungen sind zehn Jahre aufzubewahren. Für Buchungsbelege gilt seit dem 1. Januar 2025 eine Frist von acht Jahren. Kassenbelege zählen zu den Buchungsbelegen.
Zu jeder Kasse gehört eine Verfahrensdokumentation, die Einrichtung, Bedienung, Änderungen und Ausfälle beschreibt. Bei einer Außenprüfung kann das Finanzamt den Datenzugriff verlangen.
Mitteilung an das Bundeszentralamt für Steuern
Wer ein elektronisches Aufzeichnungssystem anschafft, muss das dem Bundeszentralamt für Steuern mitteilen. Die Frist beträgt einen Monat nach der Anschaffung, die Meldung läuft über das BZSt-Online-Portal. Anzugeben sind Art und Anzahl der Systeme, Zertifizierungsnummer der TSE, Seriennummer, Betriebsstätte und Nutzungszeitraum. Auch Stilllegung oder Austausch sind mitzuteilen.
Zuständig für Prüfungen vor Ort ist das Finanzamt. Im Rahmen der Kassen-Nachschau nach § 146b AO darf es die Kasse ohne vorherige Ankündigung prüfen, während der üblichen Geschäftszeit.
Typische Fallen in der Kassenabrechnung
Diese Fehler fallen bei Prüfungen auf und lassen sich meist mit wenigen Handgriffen vermeiden.
| Fehler | Folge |
|---|---|
| Thermobelege werden nicht digitalisiert | Beleg nach Ablauf der Frist unlesbar, Aufzeichnung nicht prüfbar |
| TSE wird abgeschaltet, der Betrieb läuft weiter | Lücke in der Signaturkette, Nachweis der Vollständigkeit fehlt |
| Meldung an das BZSt fehlt | Pflichtverstoß nach § 146a Abs. 4 AO, der bei einer Prüfung auffällt |
| Kasse und Warenwirtschaft verbuchen unterschiedlich | Abweichung zwischen Kassenbericht und Buchhaltung |
Häufige Fragen
Braucht jede Kasse eine TSE?
Ja, wenn es sich um ein elektronisches Aufzeichnungssystem handelt. Eine offene Ladenkasse ohne Rechner ist keine elektronische Kasse. Ein PC-Kassensystem, eine Registrierkasse oder eine Tablet-Kasse braucht dagegen eine zertifizierte TSE.
Wie lange müssen Kassenbelege aufbewahrt werden?
Bücher und Aufzeichnungen zehn Jahre, Buchungsbelege seit dem 1. Januar 2025 acht Jahre. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist.
Muss ich meine Kasse beim Finanzamt anmelden?
Die Mitteilung geht an das Bundeszentralamt für Steuern, nicht an das Finanzamt. Sie ist innerhalb eines Monats nach der Anschaffung fällig. Spätere Änderungen wie Stilllegung oder Standortwechsel sind ebenfalls zu melden.
Was passiert bei einem TSE-Ausfall?
Eine rückwirkende Signatur ist nicht möglich. Ausfallzeit und betroffene Vorgänge sind zu vermerken, die Aufzeichnungen laufen weiter. Wenden Sie sich an Hersteller oder Fachhändler, damit die TSE schnell wieder arbeitet.
Kann das Finanzamt Daten aus der Kasse auslesen?
Ja, über die einheitliche digitale Schnittstelle und im Rahmen des Datenzugriffs. Sind Aufzeichnungen nicht verwertbar, kann das Finanzamt Besteuerungsgrundlagen schätzen.