TSE und Aufbewahrung in der Kassenabrechnung für kleine Betriebe: Pflichten nach § 146, § 146a und § 147 AO

Das Wichtigste auf einen Blick

Ein elektronisches Aufzeichnungssystem muss durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) geschützt sein.
Zu jedem Geschäftsvorfall ist ein Beleg auszustellen, sofern das Finanzamt nicht nach § 148 AO davon befreit.
Die Mitteilung an das Finanzamt ist innerhalb eines Monats nach Anschaffung oder Außerbetriebnahme fällig.
Bücher und Aufzeichnungen sind zehn Jahre aufzubewahren, Buchungsbelege acht Jahre, sonstige Unterlagen sechs Jahre.
Die Kassen-Nachschau darf ohne Ankündigung stattfinden.

TSE-Pflicht nach § 146a AO

Wer Geschäftsvorfälle mit einem elektronischen Aufzeichnungssystem erfasst, muss jeden Vorfall einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet aufzeichnen. § 146a der Abgabenordnung verlangt, dass System und Aufzeichnungen durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung geschützt werden.

Diese TSE besteht aus einem Sicherheitsmodul, einem Speichermedium und einer einheitlichen digitalen Schnittstelle. Die digitalen Aufzeichnungen sind auf dem Speichermedium zu sichern und für Nachschauen und Außenprüfungen durch elektronische Aufbewahrung verfügbar zu halten. Eine offene Ladenkasse ohne Rechner ist kein elektronisches Aufzeichnungssystem.

Die Zertifizierung der TSE erfolgt durch das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) und ist fortlaufend aufrechtzuerhalten. Das BSI legt die technischen Anforderungen in Technischen Richtlinien und Schutzprofilen fest. Fragen Sie den Kassenhersteller deshalb nach dem gültigen BSI-Zertifikat der verbauten TSE.

Die einheitliche digitale Schnittstelle beschreibt die Anbindung der TSE an das Kassensystem und den standardisierten Datenexport für Kassen-Nachschau und Außenprüfung. Auf dem Beleg muss der QR-Code der digitalen Schnittstelle der Finanzverwaltung (DSFinV) entsprechen.

Wie Betriebe die Kassensicherungsverordnung in der Praxis umsetzen, zeigt der Beitrag für kleine Geschäfte. Zur Anbindung finden Sie die TSE-Anbindung der Kasse im Detail.

Tägliche Aufzeichnung und Unveränderbarkeit

Schon die allgemeine Ordnungsvorschrift in § 146 AO verlangt, dass Buchungen und Aufzeichnungen einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorgenommen werden. Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sind täglich festzuhalten. Der tägliche Kassenbericht ist deshalb Pflicht und keine Kür.

Eine Buchung oder Aufzeichnung darf nicht so verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. Korrekturen laufen daher über eine neue Buchung, nicht über das Überschreiben. Diese Grundsätze sind der rechtliche Kern dessen, was Betriebe unter GoBD-Konformität verstehen.

Belegausgabe und Pflichtangaben

Wer Geschäftsvorfälle nach § 146a Absatz 1 AO erfasst, muss dem Beteiligten in unmittelbarem zeitlichem Zusammenhang einen Beleg ausstellen und zur Verfügung stellen. Bei Verkauf von Waren an eine Vielzahl nicht bekannter Personen können die Finanzbehörden aus Zumutbarkeitsgründen von der Belegausgabepflicht befreien.

Die Kassensicherungsverordnung legt in § 6 sieben Mindestangaben fest. Die Tabelle fasst sie zusammen.

Pflichtangabe auf dem Beleg / Zweck

Name und Anschrift des leistenden Unternehmers: Zuordnung zum Betrieb
Datum der Belegausstellung, Beginn und Ende des Vorgangs: Zeitliche Einordnung
Menge und Art der Gegenstände oder Umfang der Leistung: Nachvollziehbarer Vorgang
Transaktionsnummer: Verbindung zur TSE-Aufzeichnung
Entgelt, Steuerbetrag und Steuersatz (oder Hinweis auf Steuerbefreiung): Nachweis der Umsatzsteuer
Seriennummern von Kasse und TSE: Zuordnung zu den Geräten
Prüfwert und Signaturzähler: Nachweis der lückenlosen Folge

Die Angaben müssen ohne maschinelle Unterstützung lesbar sein, aus einem QR-Code auslesbar sein oder in einer elektronischen Rechnung enthalten sein. Ein elektronischer Beleg setzt die Zustimmung des Belegempfängers voraus. Welche Abläufe im Einzelhandel zählen, zeigt der Beitrag Kassenbericht, TSE und GoBD.

Mitteilung an das Finanzamt

Wer ein elektronisches Aufzeichnungssystem einsetzt, muss das dem zuständigen Finanzamt nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz durch Datenfernübertragung mitteilen. Die Mitteilung ist innerhalb eines Monats nach Anschaffung oder Außerbetriebnahme des Systems zu erstatten.

Ihr Inhalt ist in § 146a Absatz 4 AO festgelegt: Name und Steuernummer, Art der TSE, Art, Anzahl und Seriennummer der Aufzeichnungssysteme sowie Datum der Anschaffung und der Außerbetriebnahme. Halten Sie diese acht Angaben bereit, bevor Sie übermitteln.

Planen Sie die Meldung mit dem Kauf: Notieren Sie Anschaffungsdatum, Seriennummer und Zertifizierungsangaben der TSE direkt bei der Lieferung. Auch die Stilllegung eines Systems löst die Frist aus.

Der Ablauf in drei Schritten:

TSE mit BSI-Zertifizierung beschaffen und an das Kassensystem anbinden.
Belege mit den Pflichtangaben ausgeben und alle Aufzeichnungen aufbewahren.
Die Mitteilung an das Finanzamt binnen eines Monats übermitteln. Eine Übersicht der Pflichten liefert Kassensysteme Sachsen.

Aufbewahrung nach § 147 AO

Die Fristen stehen in § 147 der Abgabenordnung. Bücher und Aufzeichnungen sind zehn Jahre aufzubewahren, Buchungsbelege acht Jahre, sonstige aufgeführte Unterlagen sechs Jahre. Die Zuordnung ergibt sich aus § 147 Absatz 3 AO:

Frist / Unterlagen nach § 147 Absatz 1 AO

10 Jahre: Nr. 1 Bücher, Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse; Nr. 4a Zollunterlagen
8 Jahre: Nr. 4 Buchungsbelege
6 Jahre: Die sonstigen aufgeführten Unterlagen, etwa Geschäftsbriefe

Im Zweifel setzen Sie die längere Frist an. Für ältere Belege kann eine längere Frist gelten; klären Sie das mit Ihrer Steuerberatung.

Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Eintragung gemacht oder der Beleg entstanden ist. Die Unterlagen können auch auf Datenträgern aufbewahrt werden, wenn sie während der Frist jederzeit verfügbar sind, unverzüglich lesbar gemacht und maschinell ausgewertet werden können.

Beispielrechnung: Ein Buchungsbeleg vom 14. März 2026 löst die Frist am 31. Dezember 2026 aus. Bei acht Jahren endet sie Ende 2034, bei zehn Jahren Ende 2036. Wie oft Sie abrechnen müssen, klärt der Beitrag Kasse abgerechnet.

Kassen-Nachschau

Die Finanzbehörde kann Geschäftsräume während der üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten ohne vorherige Ankündigung betreten, um die Ordnungsmäßigkeit der Aufzeichnungen und Buchungen von Kasseneinnahmen und Kassenausgaben zu prüfen (§ 146b AO). Das schließt den ordnungsgemäßen Einsatz des Aufzeichnungssystems ein.

Auf Verlangen sind Aufzeichnungen, Bücher und die für die Kassenführung erheblichen Organisationsunterlagen vorzulegen. Bei einer Außenprüfung kann die Finanzbehörde zudem Einsicht in gespeicherte Daten nehmen, wenn die Unterlagen mit einem Datenverarbeitungssystem erstellt wurden. Halten Sie Verfahrensdokumentation, Bedienungsanleitung und die Meldung an das Finanzamt griffbereit. Wie Kassen für Handwerksbetriebe ausgewählt werden, steht unter Kassensysteme mit TSE.

Typische Fallen in der Kassenabrechnung

Diese Fehler fallen bei Prüfungen auf und lassen sich meist vermeiden.

Fehler / Folge

Belege nur auf Thermopapier abgelegt: Schrift verblasst, Unterlagen sind nicht jederzeit lesbar
TSE abgeschaltet, Betrieb läuft weiter: Lücke in den gesicherten Aufzeichnungen
Mitteilung an das Finanzamt fehlt: Pflichtverstoß, der bei einer Prüfung auffällt
Kasse und Warenwirtschaft verbuchen unterschiedlich: Abweichung zwischen Kassenbericht und Buchhaltung

Häufige Fragen

Die vier Fragen, die kleine Betriebe zur Kasse am häufigsten stellen, beantworten sich aus den genannten Paragrafen.

Braucht jede Kasse eine TSE?

Ja, wenn es sich um ein elektronisches Aufzeichnungssystem handelt, etwa eine PC-Kasse, Registrierkasse oder Tablet-Kasse. Eine offene Ladenkasse ohne Rechner gehört nicht dazu.

Wie lange müssen Kassenbelege aufbewahrt werden?

Bücher und Aufzeichnungen zehn Jahre, Buchungsbelege acht Jahre. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist.

Muss ich meine Kasse melden, und wo?

Ja. Die Mitteilung geht an das zuständige Finanzamt durch Datenfernübertragung und ist innerhalb eines Monats nach Anschaffung oder Außerbetriebnahme fällig.

Kann das Finanzamt unangekündigt prüfen?

Ja. Die Kassen-Nachschau darf ohne vorherige Ankündigung während der üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten stattfinden.