Abrechnung im Einzelhandel: Kassennachschau und Prüfung vorbereiten

Das Wichtigste auf einen Blick

Wie die Kassennachschau im Laden abläuft

Bei der Kassennachschau steht das Finanzamt ohne Vorwarnung im Laden. Seit 2020 erlaubt § 146b AO das während der Geschäftszeit, ohne vorherige Ankündigung. Wer erst dann nach Berichten und Belegen sucht, hat die Ablage zu spät geordnet.

Gefragt wird zuerst nach dem, was die Kasse selbst liefert: dem Tagesabschluss, der Zertifizierungs-ID der TSE und der Verfahrensdokumentation. Diese Unterlagen sollten am Kassenplatz oder im Büro sofort greifbar sein, damit niemand im Laden improvisieren muss, während Kundschaft wartet.

Die Ablage richtet sich nach den GoBD. Das Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen vom 28. November 2019 beschreibt, wie Bücher, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form zu führen und aufzubewahren sind. Daraus folgen fünf Anforderungen: Nachvollziehbarkeit, Vollständigkeit, Richtigkeit, zeitgerechte Erfassung und Ordnung.

Wer diese Punkte nicht belegen kann, verliert im Prüfungsfall die Vermutung der Ordnungsmäßigkeit. Jeder Fehler in der Ablage führt deshalb zu Nachfragen, und vollständige, unveränderte Unterlagen verkürzen die Prüfung erheblich. Wie der Tagesabschluss selbst abläuft, zeigen die vier Schritte zur Kassenabrechnung.

Welche Prüferfrage zu welcher Unterlage führt

Jede typische Prüferfrage führt auf eine bestimmte Unterlage. Die Tabelle ordnet die Fragen den Belegen zu, die im Laden oder im Büro bereitliegen sollten, und nennt, worauf es bei jedem Beleg ankommt.

Die Aufzeichnungen müssen vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet sein. Abgeschlossene Vorgänge dürfen nicht mehr geändert werden, und Storni werden als eigener Vorgang gebucht und begründet. Die Begründung gehört mit in die Ablage, damit der Vorgang später nachvollziehbar bleibt, wie es die GoBD verlangen.

Praktischer Kern ist die Verfahrensdokumentation. Sie beschreibt, welches Kassensystem eingesetzt wird, wie Tagesabschlüsse entstehen, wer Belege kontrolliert und wie Daten exportiert werden. Ohne dieses Dokument bleibt der Nachweis eines ordnungsmäßigen Verfahrens offen.

Die TSE im Prüfungsgespräch

Die TSE liefert den technischen Beleg dafür, dass kein Vorgang nachträglich verändert wurde. Jeder Vorgang wird protokolliert und signiert. Die Details regelt die KassenSichV, die seit dem 1. Januar 2020 gilt und die technischen Anforderungen an die zertifizierte Sicherheitseinrichtung festlegt.

§ 1 KassenSichV regelt den Anwendungsbereich. Erfasst sind elektronische Aufzeichnungssysteme, also stationäre Kassen, mobile Geräte, Kassensoftware auf Tablets und Waagen mit Kasseneinheit.

§ 2 KassenSichV beschreibt die Funktionen der Sicherheitseinrichtung. Jeder Vorgang wird protokolliert, signiert und mit Zeitstempel, Betrag und Signaturzähler gespeichert. Das Speichermedium darf nicht manipulierbar sein.

Die TSE muss vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik zugelassen sein, den Nachweis liefert die Zertifizierungs-ID des Herstellers. Fragt der Prüfer danach, sollte sie ohne Suchen vorliegen.

Fällt die TSE aus, ist die Störung zu dokumentieren und dem Finanzamt mitzuteilen. Der Ausfall entbindet nicht von der Aufzeichnungspflicht. Mehr dazu in der Kassensicherungsverordnung in der Praxis.

Wenn der Prüfer nach Bargeld und Karte fragt

Der Kassenbericht muss den tatsächlichen Bestand abbilden. Für ihn zählt nur der Baranteil einer gemischten Zahlung, etwa wenn ein Teil in bar und ein Teil mit Karte bezahlt wird. Der Vorgang selbst läuft als ein Vorgang mit mehreren Zahlungsbestandteilen durch die Kasse.

Der Kassenbestand am Tagesende muss dem Anfangsbestand plus Bareinnahmen minus Barausgaben entsprechen. Weicht er ab, ist die Ursache zu klären und schriftlich festzuhalten. Bei mehreren Schichten entsteht ein Abschluss je Schicht, den die Person gegenzeichnet, die die Kasse geführt hat.

Bei Zahlungen mit Karte kommt der Abrechnungsbeleg des Netzbetreibers zur Ablage. Er belegt den Zahlungseingang, ersetzt aber nicht den Kassenbeleg. Die TSE erfasst alle Vorgänge, die über das Kassensystem gebucht werden, unabhängig von der Zahlungsart.

Datenzugriff: Was das Finanzamt auslesen darf

Die Finanzverwaltung kann auf die Kassendaten zugreifen. Nach den GoBD sind drei Formen üblich: der unmittelbare Datenzugriff, die Überlassung von Datenträgern und die Auswertung durch das Finanzamt. Für jede Form müssen die Daten vollständig und lesbar vorliegen.

Ein Export im Format der DSFinV-K muss ohne Nacharbeit möglich sein. Wer die Rohdaten nur als PDF vorhält, erfüllt die Anforderung nicht. Die Reihenfolge im Bild endet deshalb mit dem Export, denn erst er macht den Tagesabschluss für die Prüfung auswertbar.

Nach § 147 Absatz 1 AO sind die Unterlagen geordnet aufzubewahren. Lose Sammlungen ohne System erfüllen diese Anforderung nicht. Sinnvoll ist eine Ablagestruktur, die nach Jahren und Kassen trennt. Kassenzettel auf Thermopapier verblassen, und eine Digitalisierung ändert die Aufbewahrungsfrist nicht.

Wo die Unterlagen liegen dürfen und wie lange

Sechs Jahre gelten nach § 147 AO für empfangene Handels- und Geschäftsbriefe sowie für Wiedergaben abgesandter Handelsbriefe. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung gemacht wurde. Für Bücher und Abschlüsse gelten zehn Jahre, für Buchungsbelege seit dem 1. Januar 2025 acht Jahre.

§ 146a Absatz 3 AO verlangt zusätzlich, die in der TSE gespeicherten Daten zehn Jahre vorzuhalten, nicht nur Ausdrucke. Wie Kassenbelege einzuordnen sind, sollte vor dem Löschen mit der steuerlichen Beratung geklärt werden.

Elektronische Bücher und Aufzeichnungen dürfen nach § 146 Absatz 2a AO auch in einem anderen Mitgliedstaat der Europäischen Union liegen, wenn der Datenzugriff der Finanzverwaltung gesichert ist. Das betrifft vor allem Betriebe mit Filialen oder Rechenzentren in anderen Mitgliedstaaten der Europäischen Union.

Wer im Hintergrund zuständig ist

Das Bundesministerium der Finanzen veröffentlicht die GoBD und die Schreiben zur KassenSichV. Dort stehen die Übergangsfristen und die Anforderungen an die Verfahrensdokumentation. Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik zertifiziert die TSE, ohne Zertifizierung darf eine Sicherheitseinrichtung nicht eingesetzt werden.

Das Bundeszentralamt für Steuern nimmt die Mitteilung nach § 146a Absatz 4 AO entgegen. Gemeldet werden Art und Anzahl der eingesetzten Kassensysteme, bei Außerbetriebnahme auch das Ende der Nutzung. Die Monatsfrist beginnt mit der Anschaffung oder der Außerbetriebnahme, die Übermittlung erfolgt elektronisch über die bereitgestellten Formulare.

Die Industrie- und Handelskammern bieten Merkblätter und Beratung zur Kassenführung. Sie informieren über Verfahrensdokumentation, Kassenbericht und typische Prüfungsfragen. Wer vor der Prüfung unsicher ist, kann dort die eigene Ablage mit den Anforderungen abgleichen.

Vor der Prüfung abhaken

Fehlen Unterlagen oder ist die Kasse nicht ordnungsgemäß geführt, kann das Finanzamt die Besteuerungsgrundlagen nach § 162 AO schätzen. Jeder Punkt der Liste führt im Prüfungsfall sonst zu Nachfragen.

Häufige Fragen

Darf das Finanzamt ohne Ankündigung kommen?

Ja. § 146b AO erlaubt die Kassennachschau während der Geschäftszeit, und zwar unangemeldet.

Genügt ein PDF statt des DSFinV-K-Exports?

Nein. Ein PDF erfüllt die Anforderung nicht, weil die Rohdaten im Format der DSFinV-K vorliegen müssen.

Reicht der Z-Bon als Kassenbericht?

Nein. Der Z-Bon ist der Abschlussbeleg aus der Kasse. Der Kassenbericht ergänzt ihn um Anfangsbestand, Einlagen, Entnahmen, Ausgaben und Endbestand. Bei mehreren Schichten ist je Schicht ein Bericht zu erstellen.

Was gilt bei einem TSE-Ausfall?

Die Störung ist zu dokumentieren und dem Finanzamt mitzuteilen. Der Ausfall entbindet nicht von der Aufzeichnungspflicht, er verändert nur die technische Form der Sicherung.

Wie lange sind die TSE-Daten aufzubewahren?

Nach § 146a Absatz 3 AO zehn Jahre. Auch diese Daten sind vorzuhalten, nicht nur Ausdrucke.