Abrechnung
Teil von Abrechnung im Einzelhandel: Kassenbericht, TSE und GoBD richtig ablegen
Wie oft muss eine Kasse in Deutschland abgerechnet werden?
Kasse abrechnen: Fristen nach GoBD, KassenSichV und AO für Tagesabschluss, Kassenbericht und Aufbewahrung, mit Beispielen aus Handel und Gastronomie.
Das Wichtigste auf einen Blick
- Der Tagesabschluss mit Kassensturz und Z-Bon erfolgt nach jedem Geschäftstag, auch bei mehreren Schichten.
- Eine gesetzliche Monatsfrist für die Kassenabrechnung gibt es nicht, monatlich fällig sind Kassenbericht und Umsatzsteuer-Voranmeldung.
- Nach der Abgabenordnung muss die Kasse jeden Vorgang einzeln und unveränderbar aufzeichnen und einen Beleg ausgeben.
- Kassenbelege sind Buchungsbelege und zehn Jahre aufzubewahren.
- Anschaffung und Außerbetriebnahme eines Kassensystems sind dem Finanzamt binnen eines Monats mitzuteilen.
Täglicher Abschluss: der Z-Bon am Ende des Geschäftstags
Eine Verordnung, die ein tägliches Abrechnen wörtlich vorschreibt, gibt es nicht. Die Pflicht folgt aus der Einzelaufzeichnung und der zeitgerechten Buchführung.
§ 146a der Abgabenordnung verlangt, dass jeder Geschäftsvorfall einzeln und unveränderbar aufgezeichnet und mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung gesichert wird. Zusätzlich muss die Kasse zu jedem Vorgang einen Beleg ausgeben.
Die KassenSichV legt fest, welche Systeme betroffen sind und wie die technische Sicherheitseinrichtung aufgebaut sein muss. Ein elektronisches Aufzeichnungssystem nach § 1 KassenSichV erfasst die Vorgänge digital und speichert sie unveränderbar.
Aus der Pflicht zur zeitgerechten Erfassung folgt die Praxis. Der Tagesabschluss mit Kassensturz und Z-Bon gehört an das Ende des Geschäftstags. Der Z-Bon fasst die Umsätze des Tages zusammen und setzt den Zähler zurück.
Die GoBD des Bundesfinanzministeriums vom 28. November 2019 verlangen vollständige und zeitgerechte Aufzeichnungen. Ein Abschluss, der tagelang liegen bleibt, erfüllt das nicht.
Tagesabschluss in vier Schritten
- Kassenbestand zählen und Soll vergleichen
- Tagesabschluss am System auslösen
- Z-Bon mit Signatur erstellen
- Differenzen dokumentieren
Monatliche Pflichten: Bericht, Meldung, Voranmeldung
Eine Frist, die eine Kassenabrechnung bis zum Monatsende verlangt, kennt das Steuerrecht nicht. Monatlich fallen dennoch mehrere Aufgaben an.
Der Kassenbericht des Monats wird mit der laufenden Buchführung abgestimmt. Kartenzahlungen sind den Abrechnungen des Zahlungsdienstleisters gegenüberzustellen, damit Kasse und Bankkonto zusammenpassen.
Bis zum 10. des Folgemonats ist die Umsatzsteuer-Voranmeldung abzugeben. Mit Dauerfristverlängerung verschiebt sich die Frist um einen Monat, also auf den 10. des übernächsten Monats.
Eine echte Monatsfrist enthält § 146a Abs. 4 der Abgabenordnung: Anschaffung und Außerbetriebnahme eines elektronischen Aufzeichnungssystems sind dem Finanzamt innerhalb eines Monats mitzuteilen. Die Frist beginnt mit der Anschaffung oder der Außerbetriebnahme.
Eine Kassen-Nachschau nach § 146b der Abgabenordnung kann während der üblichen Geschäftszeiten ohne Vorankündigung stattfinden.
Jährliche Pflichten und Aufbewahrung
Zum Jahresende kommt der Kassenbestand in den Abschluss. Bilanzierende Betriebe zählen ihn zum Bilanzstichtag, bei Einnahmen-Überschuss-Rechnern fließen die Kassenverkehrszahlen in die Anlage EÜR.
Die Aufbewahrungsfrist beträgt nach § 147 der Abgabenordnung zehn Jahre. Kassenbons, Z-Bons und Kassenberichte sind Buchungsbelege. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem der letzte Eintrag erfolgt ist.
Elektronisch geführte Kassen müssen die Daten zehn Jahre lesbar und maschinell auswertbar vorhalten. Das Finanzamt darf im Rahmen einer Außenprüfung darauf zugreifen.
| Zeitraum | Pflicht | Grundlage |
|---|---|---|
| Täglich | Kassensturz, Z-Bon, Differenzen dokumentieren | § 146a AO, GoBD |
| Monatlich | Kassenbericht, Abstimmung der Kartenzahlungen | § 18 UStG |
| Jährlich | Kassenbestand zum Stichtag, Jahreskassenbuch | § 147 AO |
| Nach zehn Jahren | Löschung erst nach Fristende | § 147 AO |
Einzelhandel und Gastronomie: zwei Beispiele
Ein Einzelhändler schließt um 20 Uhr. Nach dem letzten Verkauf zählt er die Kasse, zieht den Z-Bon und gleicht die Kartenzahlungen mit dem Terminal ab. Der Z-Bon trägt das Datum des Ladentags.
Am Monatsende stimmt er die Kartenumsätze mit der Sammelgutschrift des Zahlungsdienstleisters ab. Differenzen trägt er mit Begründung in den Kassenbericht ein.
In der Gastronomie endet der Betriebstag oft nach Mitternacht. Der Z-Bon wird nach dem letzten Gast erstellt und dem Betriebstag zugeordnet, nicht dem Kalendertag. Bei Barbetrieb bis in die Nacht bleibt der Abschluss am Ende der Schicht.
Bei mehreren Kassen oder Schichten ist ein Zwischenabschluss je Schicht sinnvoll. So lassen sich Fehlbeträge einer Schicht zuordnen.
Häufige Fragen
Muss die Kasse jeden Tag abgerechnet werden?
Ja, im Regelfall. Aus Einzelaufzeichnung und zeitgerechter Buchführung folgt ein Abschluss an jedem Tag mit Kassenbewegungen. Wird eine Kasse an einem Tag nicht genutzt, entfällt der Abschluss.
Gibt es eine gesetzliche Monatsfrist für die Kassenabrechnung?
Nein. Eine feste Monatsfrist für die Kassenabrechnung fehlt. Binnen eines Monats ist nur die Mitteilung des Kassensystems an das Finanzamt nach § 146a Abs. 4 der Abgabenordnung zu erledigen.
Wie lange müssen Kassenbons aufbewahrt werden?
Zehn Jahre. Für Buchungsbelege beginnt die Frist mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist.
Was droht bei einem verspäteten Kassenabschluss?
Ein Bußgeld sieht das Gesetz dafür nicht vor. Möglich sind jedoch Beanstandungen der Kassenführung und eine Schätzung der Besteuerungsgrundlagen.
