Abrechnung
Teil von Abrechnung im Einzelhandel: Kassenbericht, TSE und GoBD richtig ablegen
Kassenabrechnung monatlich oder täglich: Was Betriebe beachten müssen
Kassenabrechnung monatlich oder täglich: Pflichten nach § 146a AO und KassenSichV, Zeitaufwand, Beispielrechnung und Fälle aus Einzelhandel und Gastronomie.
Das Wichtigste auf einen Blick
- § 146a AO verlangt Einzelaufzeichnung jedes Geschäftsvorfalls mit zertifizierter technischer Sicherheitseinrichtung.
- Die KassenSichV regelt die Anforderungen an die TSE, nennt aber kein Abrechnungsintervall.
- Der Tagesabschluss kostet 5 bis 15 Minuten, deckt Kassendifferenzen aber sofort auf.
- Der Monatsabschluss spart Routinezeit und verschiebt die Fehlersuche nach hinten.
- Gastronomie und Einzelhandel schließen fast immer täglich ab.
Was § 146a AO und die KassenSichV verlangen
Seit 2020 muss jedes elektronische Aufzeichnungssystem jeden Geschäftsvorfall einzeln, unverändert und mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) erfassen. Die Pflicht steht in § 146a der Abgabenordnung, den das Bundesministerium der Justiz als Einzelnorm veröffentlicht. Er verlangt Einzelaufzeichnung, TSE und Belegausgabe.
Die Verordnung KassenSichV konkretisiert, welche Anforderungen die TSE erfüllen muss und wie Aufzeichnungen zu sichern sind. Ein Abrechnungsintervall schreibt sie nicht vor. Beide Intervalle sind mit der Einzelaufzeichnung vereinbar, solange die Aufzeichnungen signiert und vollständig bleiben.
Die Belegausgabepflicht betrifft Kundenbelege, nicht den internen Kassenbericht. Wer täglich kassiert, muss deshalb nicht zwingend täglich abschließen, sollte die Berichte aber regelmäßig sichern. Die Kasse zeichnet jeden Bon auf, die Abrechnung bündelt diese Aufzeichnungen nur.
Täglicher Abschluss: kleiner Aufwand, schnelle Kontrolle
Ein Tagesabschluss, auch Z-Bon genannt, fasst Umsätze, Zahlarten, Stornos und Kassenbewegungen eines Tages zusammen. Kassensturz und Abschluss sind nicht dasselbe: Der Sturz prüft den Bargeldbestand, der Abschluss schließt den Tag technisch ab. Je nach System dauert das 5 bis 15 Minuten pro Tag, bei mehreren Kassen je Kasse.
Der Nutzen: Differenzen fallen am selben Abend auf, nicht erst Wochen später. Nachträgliche Korrekturen bleiben selten, die Kassenhistorie bleibt vollständig. Wer die Abläufe unterschätzt, findet bei der IHK München und Oberbayern typische Fehler beim Kassensystem.
In der Gastronomie gehört der Abschluss nach dem letzten Gast dazu, sonst vermischen sich Tage.
Tagesabschluss in fünf Schritten
- Kassenbestand zählen und mit dem Sollstand vergleichen.
- Offene Bons, Stornos und Retouren prüfen.
- Tagesabschluss im Kassensystem auslösen und den Bericht speichern.
- Zahlarten trennen: Bargeld, EC-Karte, Kreditkarte und Rechnung.
- Differenzen dokumentieren und am nächsten Tag klären.
Monatlicher Abschluss: Zeitgewinn mit Nachholbedarf
Wer monatlich abrechnet, sammelt die Einzelaufzeichnungen und zieht den Abschluss am Monatsende. Das spart die tägliche Routine, verlagert die Fehlersuche aber in einen Block. Differenzen aus 30 Tagen lassen sich schwer zuordnen, Stornos und Retouren oft nicht mehr rekonstruieren.
Der Zeitaufwand liegt häufig bei 60 bis 120 Minuten am Stück. Ein Zwischenstand pro Woche hält die Datenmengen überschaubar. Ohne Tagesstände wird die Zuordnung bei einem Defekt oder Systemwechsel aufwendiger. Wer monatlich abschließt, sollte Auffälligkeiten dennoch sofort notieren.
Einzelhandel und Gastronomie im Vergleich
| Betrieb | Abschluss | Aufwand |
|---|---|---|
| Einzelhandel, eine Kasse | täglich nach Ladenschluss | 5 bis 10 Minuten |
| Einzelhandel, mehrere Kassen | täglich je Kasse | 10 bis 20 Minuten |
| Gastronomie | täglich nach Geschäftsschluss | 10 bis 20 Minuten |
Gastronomiebetriebe schließen fast immer täglich ab, weil Trinkgeld, Bedienungsgeld und Stornos sonst schwer nachvollziehbar sind. Der Tagesabschluss liefert die Grundlage für den Kassenbericht.
Im Einzelhandel genügt bei einer Kasse ein Abschluss nach Ladenschluss. Bei Filialen lohnt eine zentrale Auswertung, die Tagesberichte bündelt. Bei wechselnden Preisen und vielen Stornos zahlt sich der Tagesabschluss schneller aus. Beide Intervalle ändern nichts an der Einzelaufzeichnung, nur daran, wann der Betrieb seine Zahlen kontrolliert.
Rechenbeispiel: Zeitaufwand und Kosten
Beispielrechnung: Ein Betrieb rechnet mit 8 Minuten pro Tagesabschluss und 22 Öffnungstagen. Das sind 176 Minuten, also knapp 3 Stunden pro Monat. Bei 25 Euro Stundensatz entstehen rund 73 Euro Personalkosten.
Der Monatsabschluss braucht im Beispiel 90 Minuten und kostet 38 Euro. Die Differenz beträgt 35 Euro im Monat, also 420 Euro im Jahr. Eine einzige ungeklärte Kassendifferenz von 50 Euro fällt dagegen sofort ins Gewicht.
Häufige Fragen
Ist der tägliche Kassenabschluss gesetzlich vorgeschrieben?
Nein. Die KassenSichV nennt kein Intervall, verlangt aber Einzelaufzeichnung mit zertifizierter TSE. Der Tagesabschluss bleibt kaufmännische Praxis.
Reicht der monatliche Abschluss für kleine Betriebe?
Er bleibt zulässig, solange jede Einzelaufzeichnung signiert ist. Fehler fallen aber später auf und kosten mehr Suchaufwand.
Was kostet ein Kassensystem mit TSE?
Laufende Kosten entstehen für TSE-Zertifikat, Wartung und Cloud. Die IHK München und Oberbayern gibt Hinweise zu Funktionen und Kosten von Kassensystemen.
Was passiert bei einer Prüfung ohne Tagesabschluss?
Dann müssen die Daten aus der TSE rekonstruiert werden. Das bindet Zeit und führt zu Rückfragen. Eine lückenlose Kassenhistorie ist der günstigere Weg.
Lassen sich Monatsdaten später in Tagesberichte aufteilen?
Ja, aus den Einzelaufzeichnungen lassen sich Tagesberichte erzeugen, sofern die Daten vollständig vorliegen. Der Aufwand entsteht einmalig und ist schwer zu planen.