Leitfaden zur Wahl des Bezahlverfahrens im Einzelhandel

Das Wichtigste auf einen Blick

Bargeld kostet kein Transaktionsentgelt, aber Arbeitszeit für Zählung und Einzahlung.
Girocard ist die meistgenutzte Kartenzahlart und meist die günstigste Kartenoption.
Visa und Mastercard sichern Umsätze mit Laufkundschaft und Gästen aus dem Ausland.
Ihr Preis hängt am Vertrag mit Bank oder Zahlungsdienstleister, nicht an der Kartenmarke.
Entscheidend sind Kartenanteil, Durchschnittsbon, Fixgebühr je Transaktion und Abrechnungsdauer.

Was Bargeld, Girocard und Kreditkarte kosten

Bargeld ist die Zahlungsart ohne Transaktionsentgelt. Die Kosten entstehen im Betrieb: Zählzeit am Abend, Wechselgeld und die Einzahlung des Bestands bei der Bank. Zählt eine Mitarbeiterin täglich 20 Minuten bei 18 Euro Bruttostundenlohn, sind das rund 6 Euro am Tag und etwa 1.800 Euro bei 300 Öffnungstagen (Beispielrechnung).

Für Kartenzahlungen zahlen Sie ein Händlerentgelt. Bei internationalen Debit- und Kreditkartensystemen begrenzt die Verordnung (EU) 2015/751 die Interbankenentgelte auf 0,2 Prozent bei Debitkarten und 0,3 Prozent bei Kreditkarten des Umsatzes. Das ist eine Orientierung, nicht Ihr Endpreis. Entgelte für Acquirer, Netzbetrieb und Gerätemiete kommen hinzu.

Zahlungsart	Entgelt je Zahlung	Zusatzkosten	Gutschrift
Bargeld	kein Transaktionsentgelt	Zählzeit, Einzahlung, Wechselgeld	sofort
Girocard	vertraglicher Satz, oft unter 1 Prozent	Fixgebühr, Terminalmiete	wenige Werktage
Kreditkarte	höherer Satz als bei Girocard	Terminal, längere Abrechnung	mehrere Werktage

Die Deutsche Kreditwirtschaft verantwortet das girocard-System. Die Konditionen handeln Sie mit Ihrer Bank oder einem Zahlungsdienstleister aus. Visa und Mastercard betreiben die internationalen Kartensysteme und halten die Interchange-Sätze im Rahmen der EU-Vorgaben.

Viele kleine Läden nutzen fertige Terminalpakete statt eines Bankvertrags. Anbieter wie Kartenlesegeräte von SumUp rechnen jede Kartenzahlung mit einem einheitlichen Prozentsatz ab. Das erleichtert die Kalkulation, kann bei hohen Bons aber teurer sein als ein Vertrag mit Fixgebühr.

Vier Kennzahlen für den Vergleich

Vier Werte entscheiden: Kartenanteil am Umsatz, Durchschnittsbon, Entgelt je Transaktion samt Fixgebühr und Abrechnungsdauer. Notieren Sie alle vier für die letzten drei Monate.

Rechnen Sie jedes Angebot auf dieselbe Einheit um: Kosten je 100 Euro Kartenumsatz. Die Formel lautet Prozentsatz plus Fixgebühr geteilt durch den Durchschnittsbon, multipliziert mit 100. Bei 0,3 Prozent Entgelt, 0,15 Euro Fixgebühr und 30 Euro Bon ergibt das 0,8 Prozent.

Drei Regeln für die Auswahl:

Kartenanteil unter 15 Prozent: Bargeld bleibt das Hauptverfahren, ein einfaches Terminal genügt.
Viele Bons unter 15 Euro: Fixgebühren meiden, prozentuale Modelle prüfen.
Laufkundschaft aus dem Ausland: Visa und Mastercard anbieten, sonst geht Umsatz verloren.

Beispielrechnung für 9.000 Euro Kartenumsatz im Monat

Ein Laden setzt monatlich 18.000 Euro um, zur Hälfte per Karte, also 9.000 Euro. Modell A rechnet 1,5 Prozent ab, das sind 135 Euro im Monat. Modell B verlangt 0,3 Prozent plus 0,15 Euro je Zahlung; bei 300 Kartenzahlungen sind das 27 Euro plus 45 Euro, zusammen 72 Euro. Die Differenz beträgt 63 Euro im Monat oder 756 Euro im Jahr.

Bei 30 Euro Durchschnittsbon entfallen auf jede Zahlung zwischen 0,09 Euro und 0,45 Euro Entgelt. Fixgebühren wirken bei kleinen Bons stärker als bei großen. Alle Beträge sind Nettowerte ohne Umsatzsteuer, die Prozentsätze sind Beispielwerte.

SumUp und Zettle im Direktvergleich

Fertige Terminalpakete unterscheiden sich in drei Punkten: Entgeltmodell, Grundgebühr und Vertragsbindung. Der Kartenleser von Zettle by PayPal und die Geräte von SumUp werden verkauft oder vermietet und je Kartenzahlung prozentual abgerechnet. Nach Anbieterangabe fallen keine monatliche Grundgebühr und keine Mindestlaufzeit an.

Der Unterschied liegt im Umfeld. SumUp liefert Geräte und eine Kassenanwendung für den Ladentisch. Zettle by PayPal verbindet den Leser mit dem PayPal-Geschäftskonto und einer Kassen-App. Prüfen Sie, ob Ihr Warenwirtschaftssystem eine dieser Schnittstellen unterstützt.

Je Kartenzahlung ergibt ein Satz von 1,5 Prozent bei 30 Euro Bon 0,45 Euro. Ein Bankvertrag mit 0,3 Prozent und 0,15 Euro Fixgebühr kommt auf 0,24 Euro. Die aktuellen Sätze stehen in den Preislisten und ändern sich.

Kassenanbindung und Aufzeichnungspflichten

Nach § 146a der Abgabenordnung sind bare und unbare Betriebseinnahmen einzeln aufzuzeichnen. Jede Kartenzahlung muss deshalb im Kassensystem erscheinen, nicht nur im Terminal. Die Kasse braucht zusätzlich eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung. Klären Sie vorher, ob Ihr Kassensystem den gewünschten Terminalanbieter unterstützt.

In fünf Schritten zum passenden Verfahren

Kartenanteil und Durchschnittsbon der letzten drei Monate im Kassensystem auswerten.
Kundenstruktur prüfen: Reisekundschaft braucht Visa und Mastercard.
Angebote auf Kosten je 100 Euro Kartenumsatz umrechnen, samt Fixgebühr und Gerätemiete.
Abrechnungsdauer und Auszahlungsrhythmus klären, weil späte Gutschriften Liquidität binden.
Kassenschnittstelle und Sicherheitseinrichtung nach der Kassensicherungsverordnung im Testbetrieb prüfen.

Häufige Fragen

Welches Bezahlverfahren ist für kleine Läden am günstigsten?

Meist ist die Girocard die günstigste Kartenoption. Bargeld spart das Transaktionsentgelt, kostet aber Arbeitszeit. Rechnen Sie beide Wege mit Ihren Zahlen durch.

Muss ich Kreditkarten akzeptieren?

Sie entscheiden selbst, welche Zahlungsarten Sie anbieten. Wer Laufkundschaft und Gäste aus dem Ausland bedient, verliert ohne Visa und Mastercard Umsatz. Prüfen Sie den Kartenanteil im Kassensystem, bevor Sie sie ausschließen.

Was kostet ein Kartenlesegerät?

Geräte gibt es im Kauf oder zur Miete, oft mit Vertragsbindung. Preise und Transaktionssätze stehen in den Preislisten der Anbieter. Vergleichen Sie die Gesamtkosten für zwölf Monate, nicht nur den Gerätepreis.

Welche Pflichten gelten bei Kartenzahlungen?

Jede Betriebseinnahme muss einzeln erfasst werden, ob bar oder unbar. Grundlage sind die Vorschriften zur Einzelaufzeichnung und die Kassensicherungsverordnung. Richten Sie die Kasse passend ein.