Bezahlverfahren im Einzelhandel: Bargeld, Girocard und Karte im Überblick

Das Wichtigste auf einen Blick

Bargeld: gesetzliches Zahlungsmittel mit eigenen Kosten

Euro-Banknoten und Euro-Münzen sind in Deutschland gesetzliches Zahlungsmittel. Daraus folgt aber keine allgemeine Pflicht des Händlers, jede Barzahlung anzunehmen. Welche Zahlungsmittel er akzeptiert, legt er im Rahmen der Vertragsfreiheit selbst fest und weist es gut sichtbar an der Kasse aus.

Die Deutsche Bundesbank führt in ihrem Glossar die Grundbegriffe des Zahlungsverkehrs und erläutert dort Bargeld, Buchgeld und weitere Zahlungsformen: Glossar der Deutschen Bundesbank.

Für die Kalkulation ist die Struktur entscheidend: Bargeld kennt kein Entgelt pro Transaktion. Stattdessen fallen Zählung, Kassensturz, Wechselgeldbestand, Falschgeldprüfung, Diebstahlrisiko und die Einzahlung auf das Bankkonto an. Diese Arbeitszeit wirkt bei kleinen Bons stärker als bei einem hohen Durchschnittsbon. Wer große Scheine oder einzelne Stückelungen nicht annimmt, hängt das aus, damit es an der Kasse keine Diskussion gibt.

Girocard: die Debitkarte der Deutschen Kreditwirtschaft

Die girocard ist das Debitkartensystem der Deutschen Kreditwirtschaft, ausgegeben von Banken und Sparkassen. Abgewickelt wird sie über die Rechenzentren der Institute und deren Acquirer. Für den Händler ist sie das klassische Inlandsverfahren: Zahlung mit PIN oder kontaktlos, schnelle Belastung beim Kunden, Gutschrift beim Händler nach einem bis drei Werktagen.

Die Entgelte verhandelt der Händler mit Bank, Sparkasse oder Acquirer. Üblich sind Prozentsätze im unteren Bereich des Umsatzes, häufig zwischen 0,2 und 0,5 Prozent, oft mit einem Mindestentgelt je Transaktion. Dieses Mindestentgelt wirkt wie ein Centbetrag pro Zahlung und belastet kleine Bons überproportional. Wer viele Kleinbeträge abrechnet, vergleicht deshalb beide Bestandteile getrennt und nicht nur den Prozentsatz.

Kleinere Betriebe zahlen tendenziell höhere Sätze als Filialisten mit großen Umsätzen. Der Grund liegt in den Fixkosten des Acquirers, die sich bei wenigen Transaktionen auf weniger Zahlungen verteilen. Verhandelbar sind außerdem Laufzeit, Terminalmiete und die Zahl der Geräte.

Viele girocard-Karten tragen zusätzlich das Logo von Visa oder Mastercard. Damit funktionieren sie im Ausland und im Onlinehandel. Für die Bedienung an der Kasse ändert das nichts, für die Abrechnung schon, denn dann entscheidet der Weg, über den die Transaktion geroutet wird. Das elektronische Lastschriftverfahren mit Unterschrift spielt an neuen Terminals praktisch keine Rolle mehr.

Visa und Mastercard: Kreditkarten und internationale Debitkarten

Visa und Mastercard sind Kartensysteme, keine Banken. Sie geben Regeln und Lizenzen vor. Die Karte gibt eine Bank aus, die Transaktion zieht ein Acquirer für den Händler ein. Das Entgelt besteht aus mehreren Teilen: Interchange an die Kartenbank, Gebühr des Kartensystems und Marge des Acquirers.

Die EU begrenzt den Interchange für Verbraucherkarten mit der Verordnung 2015/751: 0,2 Prozent bei Debitkarten und 0,3 Prozent bei Kreditkarten des Transaktionswertes. Damit sinkt ein Kostenblock, das Gesamtentgelt des Händlers legt die Verordnung aber nicht fest. In der Praxis kommen Händler bei Kreditkarten häufig auf rund ein bis zwei Prozent des Umsatzes.

Debitkarten von Visa und Mastercard, die viele Banken zusätzlich zur girocard ausgeben, liegen beim Händlerentgelt je nach Vertrag näher an der Kreditkarte als an der girocard. Wer beide Marken auf einer Karte akzeptiert, sollte deshalb im Vertrag prüfen, welche Marke bevorzugt geroutet wird.

Kreditkarten bringen ein Ausfallrisiko mit, das Debitkarten so nicht kennen. Bei einer Rückbuchung, dem Chargeback, kann der Betrag nachträglich vom Händlerkonto abgezogen werden, wenn der Kunde die Zahlung bestreitet. Wer im Versandhandel verkauft, liest die Bedingungen dafür im Vertrag nach. Im Onlinehandel kommt die Authentifizierung des Karteninhabers hinzu, etwa über 3-D Secure.

Kontaktlose Zahlung und Mobile Payment am Terminal

Kontaktlose Zahlung per NFC ist an Karten und Terminals Standard. Bis zu einem festgelegten Betrag genügt das Auflegen der Karte, darüber wird die PIN verlangt. Für den Händler ändert sich nur die Bedienung, nicht der Abrechnungsweg.

Mobile Payment über Apple Pay oder Google Pay nutzt eine digital hinterlegte Karte. Abgerechnet wird über dasselbe Kartensystem wie bei der physischen Karte, auch die Entgelte bleiben gleich. Voraussetzung ist ein Terminal mit NFC und eine Kasse, die Wallets als Zahlungsart führt.

Zahlungsdienstleister: SumUp und Zettle by PayPal

Neben Banken und Acquirern treten Zahlungsdienstleister mit eigenen Kartenlesern auf. SumUp beschreibt auf der Produktseite kontaktlose Annahme, Verbindung per Mobilfunk und Auszahlung auf das Bankkonto: Kartenlesegeräte von SumUp. Zettle by PayPal stellt sein Kartenlesegerät ähnlich auf, mit Anbindung an die Kasse und Abrechnung: Kartenlesegerät von Zettle by PayPal.

Beide Anbieter rechnen im Standardtarif mit einer Gebühr je Transaktion statt mit einer festen Monatsgebühr. Das entlastet Betriebe mit schwankendem Umsatz, verteuert aber kleine Bons, weil die Gebühr bei jeder Zahlung anfällt. Die Auszahlung läuft auf das hinterlegte Konto, das Geschäftskonto bleibt bei der Hausbank.

Gebühren und Abrechnungszeiten im Vergleich

Die Werte sind marktübliche Größenordnungen und keine Preisliste. Die konkreten Sätze stehen im Händlervertrag und hängen von Umsatz, Branche, Bonwert und Verhandlung ab. Bei den Abrechnungszeiten zählt der Buchungstag: Umsätze nach dem Cut-off eines Tages laufen erst am nächsten Werktag in die Gutschrift.

Kosten, die neben dem Transaktionsentgelt anfallen

Rechenbeispiel mit angenommenen Werten

Angenommen werden 10.000 Euro Kartenumsatz pro Monat, ein Durchschnittsbon von 25 Euro und damit 400 Transaktionen. 60 Prozent entfallen auf girocard, also 6.000 Euro und 240 Transaktionen. 40 Prozent entfallen auf Kreditkarten, also 4.000 Euro und 160 Transaktionen.

Alle Beträge sind Beispielwerte in Euro pro Monat und netto ohne Umsatzsteuer. Ob der Dienstleister Umsatzsteuer auf sein Entgelt ausweist, zeigt seine Rechnung. Bei den eigenen Verkaufspreisen kommt die Umsatzsteuer wie gewohnt hinzu.

Abrechnung und Kassenintegration

Terminal und Kasse müssen dieselbe Zahlung kennen. Üblich sind Schnittstellen nach dem ZVT-Protokoll oder herstellerspezifische Anbindungen, über die Betrag und Zahlungsart an das Terminal übergeben werden. Am Tagesende werden Kassenabschluss und Terminalabschluss abgeglichen.

Elektronische Kassensysteme müssen seit dem 1. Januar 2020 eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung nutzen. Kartenzahlungen sollten deshalb in der Kasse als eigene Zahlungsart erscheinen, damit Tagesabschluss, Kassenbuch und Bankkonto zusammenpassen.

Bezahlverfahren auswählen: Prüfliste für Händler

Häufige Fragen

Muss ein Händler Bargeld annehmen?

Nein. Euro-Banknoten sind gesetzliches Zahlungsmittel, eine allgemeine Annahmepflicht für jede Barzahlung besteht aber nicht. Der Händler bestimmt die akzeptierten Zahlungsmittel und weist sie an der Kasse aus.

Was kostet die Annahme einer girocard?

Das Entgelt wird zwischen Händler und Bank, Sparkasse oder Acquirer verhandelt. Üblich sind Prozentsätze im unteren Bereich plus ein Mindestentgelt je Transaktion.

Wann wird der Kartenumsatz gutgeschrieben?

Bei vielen Acquirern und Zahlungsdienstleistern ein bis drei Werktage nach dem Umsatz. Wochenenden und Feiertage können die Gutschrift verschieben.

Warum sind Kreditkarten teurer als die girocard?

Beim Kartensystem kommen Interchange, Gebühr des Systems und Acquirermarge zusammen. Die EU-Verordnung 2015/751 begrenzt nur den Interchange für Verbraucherkarten.

Kann ich SumUp oder Zettle mit meiner Kasse verbinden?

Beide Anbieter beschreiben Kartenleser mit Kassenanbindung. Ob die eigene Kassenlösung unterstützt wird, klärt die Liste der Anbieter oder der Kassenschnittstelle.