Zahlungsgeräte
Teil von Zahlungsgeräte für Ladengeschäfte: SumUp und Zettle mit Preisen, Ingenico und Verifone über Acquirer
Defektes Kartenterminal: Ablauf und Ersatz im Überblick
Defektes Kartenterminal: Ablauf bei Störung, Hotlines von SumUp, Zettle, Ingenico und Verifone, Ersatzgeräte und Kosten in Euro im Überblick.
Das Wichtigste auf einen Blick
- Zuerst Strom, Netzwerk und Karte prüfen. Ein großer Teil der Störungen liegt nicht am Terminal selbst.
- Störung mit Terminal-ID, Fehlercode und Uhrzeit melden und die Ticketnummer notieren.
- Ersatz kommt je nach Vertrag als Austauschgerät, Leihgerät oder Sofortkauf.
- KostenAustausch im Mietvertrag oft kostenlos, Kaufgeräte etwa 30 bis 200 Euro inkl. MwSt.
- Jeden Ausfall schriftlich festhalten, damit die Kassenführung prüfbar bleibt.
Erste zehn Minuten: Störung eingrenzen
Bevor jemand anruft, lohnt eine kurze Prüfkette.
Störung in zehn Minuten eingrenzen
- Stromversorgung und Steckernetzteil prüfen
- Akku testen, Ladezustand kontrollieren
- WLAN, SIM-Karte und Empfang prüfen
- Zweite Karte eines anderen Instituts testen
- Neustart30 Sekunden warten, Fehlercode notieren
- Stromversorgung kontrollierenSteckernetzteil, Ladekabel und Kontakte am Gerät prüfen.
- Akku testenEin Terminal mit leerem Akku startet nicht, obwohl das Netzteil eingesteckt ist.
- Verbindung prüfenWLAN neu verbinden, SIM-Karte entnehmen und neu einsetzen, Empfang im Laden kontrollieren.
- Zweite Karte testen: Eine Karte eines anderen Instituts zeigt, ob das Gerät oder die Karte die Ursache ist.
- Neustart erzwingenAusschalten, 30 Sekunden warten, einschalten.
Bleibt die Störung, liegt der Fehler meist im Terminal oder in der Freischaltung.
Kontaktwege und Ablauf bei den Anbietern
Bei SumUp läuft die Meldung über die App, wo Telefonnummer und Erreichbarkeiten stehen. Defekte Geräte tauscht SumUp im Rahmen der Garantie aus. Für die mobilen Kartenleser nennt SumUp die technischen Daten und Anschlussarten auf der Seite zu den SumUp Kartenterminals.
Zettle by PayPal wickelt den Support über Konto und PayPal-Hilfe ab; Kontaktdaten und Servicezeiten stehen nach dem Login im Konto. Ein Austausch innerhalb der Garantie wird als Ersatzgerät versandt. Welche Modelle kontaktlos lesen und welche Anschlüsse sie haben, steht auf der Seite der Zettle Kartenlesegeräte.
Ingenico und Verifone verkaufen kaum direkt an Ladengeschäfte. Der Vertragspartner liefert das Gerät und ist erster Ansprechpartner für Störung und Austausch. Telefonnummer und Erreichbarkeiten nennt er im Vertrag und in der Auftragsbestätigung. Halten Sie Vertragsnummer, Terminal-Seriennummer und Händlerkonto bereit. Ohne diese Angaben zieht sich jede Meldung.
Viele Störungen betreffen nur die Freischaltung der Karte. Dann korrigiert der Anbieter die Konfiguration im Hintergrund.
Ersatz beschaffen: Wege und Kosten
Die folgende Übersicht nennt marktübliche Größenordnungen in Euro inklusive Mehrwertsteuer, Stand 2025. Die konkreten Preise hängen von Vertrag und Laufzeit ab.
Ersatz beschaffen
Kosten
- Austausch im Mietvertrag
- 0 Euro, Miete läuft weiter
- Leihgerät vom Vertragspartner
- 5 bis 20 Euro pro Woche, teils Kaution
- Kauf eines mobilen Terminals
- 30 bis 200 Euro einmalig
- Kauf eines stationären Terminals
- 200 bis 600 Euro einmalig
Verfügbarkeit
- Austausch im Mietvertrag
- 1 bis 3 Werktage
- Leihgerät vom Vertragspartner
- 1 bis 2 Werktage
- Kauf eines mobilen Terminals
- sofort bis 2 Werktage
- Kauf eines stationären Terminals
- 2 bis 5 Werktage
Beispielrechnung: Ein Ladengeschäft zahlt für ein mobiles Terminal 79 Euro inkl. MwSt. und nutzt es drei Jahre. Das sind rund 2,20 Euro pro Monat. Dazu kommen Transaktionsgebühr je Zahlung und Mobilfunkkosten der SIM; beide stehen im Preis- und Leistungsverzeichnis und fallen auch bei Miete an. Ein Leihgerät für zwei Wochen kostet dagegen etwa 20 bis 40 Euro.
Der Anbieter prüft zuerst die Garantie. Sturz- und Flüssigkeitsschäden fallen nicht darunter. Für einen Garantie-Austausch brauchen Sie den Kaufbeleg oder die Mietvertragsnummer, die Seriennummer des Geräts und Fotos vom Fehlerbild und vom Typenschild. Ohne diese Nachweise besteht kein Anspruch. Fragen Sie beim Vertragspartner nach einem Vorab-Austausch, bevor das defekte Gerät zurückgeschickt wird.
Ausfall vermeiden und dokumentieren
Ein zweites Terminal oder eine Smartphone-Lösung als Rückfall verkürzt die Wartezeit erheblich.
Beispiel für das Störungsprotokoll: 14.03.2025, 09:12 Uhr, Terminal-ID T-12345, Fehlercode 05, Ticket 987654. Datum, Fehlercode und Ticketnummer gehören in jede Zeile.
Kontrollieren Sie nach jedem Tausch die Konfiguration: TSE-Verbindung, Steuersätze und Belegausgabe. Die Anforderungen an technische Sicherheitseinrichtungen regelt die KassenSichV.
Prüfen Sie Kabel und Stecker monatlich. Ein beschädigtes Ladekabel ist die häufigste Ursache für Geräte, die morgens nicht starten. Typische Fehler beim Kauf und Betrieb, etwa fehlende Rückfalllösungen und unklare Vertragslaufzeiten, beschreibt die IHK München in ihrem Beitrag zu Fehlern bei Kassensystemen.
Häufige Fragen
Wie lange dauert der Austausch eines defekten Kartenterminals?
Meist 1 bis 3 Werktage, außerhalb der Garantie oft 5 bis 10 Werktage.
Kostet das Ersatzgerät etwas?
Im Mietvertrag meist enthalten, beim Kauf zahlen Sie selbst.
Kann ich während des Ausfalls Karten annehmen?
Nur mit einem zweiten Gerät oder einer App-Lösung auf dem Smartphone.
Muss ich den Ausfall der Kasse melden?
Der Ausfall gehört in die Kassenaufzeichnungen. Bei TSE-Ausfall gelten die Vorgaben der KassenSichV und die Hinweise des Finanzamts.
