Defektes Kartenterminal: Ablauf und Ersatz im Überblick

Das Wichtigste auf einen Blick

Zuerst Strom, Netzwerk und Karte prüfen. Ein großer Teil der Störungen liegt nicht am Terminal selbst.
Störung mit Terminal-ID, Fehlercode und Uhrzeit melden und die Ticketnummer notieren.
Ersatz kommt je nach Vertrag als Austauschgerät, Leihgerät oder Sofortkauf.
Kosten: Austausch im Mietvertrag oft kostenlos, Kaufgeräte etwa 30 bis 200 Euro inkl. MwSt.
Jeden Ausfall schriftlich festhalten, damit die Kassenführung prüfbar bleibt.

Erste zehn Minuten: Störung eingrenzen

Bevor jemand anruft, lohnt eine kurze Prüfkette. Sie kostet zwei Minuten und spart oft den kompletten Supportfall.

Stromversorgung kontrollieren: Steckernetzteil, Ladekabel und Kontakte am Gerät prüfen.
Akku testen: Ein Terminal mit leerem Akku startet nicht, obwohl das Netzteil eingesteckt ist.
Verbindung prüfen: WLAN neu verbinden, SIM-Karte entnehmen und neu einsetzen, Empfang im Laden kontrollieren.
Zweite Karte testen: Eine Karte eines anderen Instituts zeigt, ob das Gerät oder die Karte die Ursache ist.
Neustart erzwingen: Ausschalten, 30 Sekunden warten, einschalten. Fehlercode dabei notieren.

Bleibt die Störung, liegt der Fehler meist im Terminal oder in der Freischaltung. Dann beginnt der formale Weg. Prüfen Sie außerdem, ob ein Software-Update aussteht. Ein unterbrochenes Update blockiert das Gerät häufig bis zum Neustart.

Hotline und Ablauf bei den Anbietern

Bei SumUp läuft die Meldung über den Support in der App. Dort lassen sich Fehlercode und Terminal-ID hinterlegen; defekte Geräte tauscht der Anbieter im Rahmen der Garantie aus. Für die mobilen Kartenleser nennt SumUp die technischen Daten und Anschlussarten auf der Seite zu den SumUp Kartenterminals.

Zettle by PayPal wickelt den Support über den Zettle Account und die PayPal-Hilfe ab. Ein Austausch innerhalb der Garantie wird als Ersatzgerät versandt. Welche Modelle kontaktlos lesen und welche Anschlüsse sie haben, steht auf der Seite der Zettle Kartenlesegeräte.

Ingenico und Verifone verkaufen kaum direkt an Ladengeschäfte. Der Vertragspartner liefert das Gerät und ist erster Ansprechpartner für Störung und Austausch. Halten Sie Vertragsnummer, Terminal-Seriennummer und Händlerkonto bereit. Ohne diese Angaben zieht sich jede Meldung.

Vor dem Anruf sollten vier Angaben bereitliegen: Kundennummer, Seriennummer des Terminals, Zeitpunkt des letzten funktionierenden Einsatzes und der Fehlercode. Wer diese Liste abarbeitet, verkürzt das Gespräch auf wenige Minuten.

Viele Störungen betreffen nur die Freischaltung der Karte. Dann tauscht der Anbieter kein Gerät, sondern korrigiert die Konfiguration im Hintergrund. Das spart Lieferzeit und Kosten. Notieren Sie in jedem Fall Zeitpunkt, Fehlercode und Namen des Mitarbeiters. Die Ticketnummer ist der Beleg für eine fristgerechte Meldung.

Ersatz beschaffen: Wege und Kosten

Die folgende Übersicht nennt marktübliche Größenordnungen in Euro inklusive Mehrwertsteuer, Stand 2025. Die konkreten Preise hängen von Vertrag und Laufzeit ab.

Weg	Kosten	Verfügbarkeit
Austausch im Mietvertrag	0 Euro, Miete läuft weiter	1 bis 3 Werktage
Leihgerät vom Vertragspartner	5 bis 20 Euro pro Woche, teils Kaution	1 bis 2 Werktage
Kauf eines mobilen Terminals	30 bis 200 Euro einmalig	sofort bis 2 Werktage
Kauf eines stationären Terminals	200 bis 600 Euro einmalig	2 bis 5 Werktage

Beispielrechnung: Ein Ladengeschäft zahlt für ein mobiles Terminal 79 Euro inkl. MwSt. und nutzt es drei Jahre. Das sind rund 2,20 Euro pro Monat, ohne Transaktionsgebühren. Ein Leihgerät für zwei Wochen kostet dagegen etwa 20 bis 40 Euro.

Bei einem Austausch prüft der Anbieter zuerst die Garantie. Schäden durch Sturz oder Flüssigkeit fallen nicht darunter. Fragen Sie beim Vertragspartner nach einem Vorab-Austausch, bevor das defekte Gerät zurückgeschickt wird. Das verkürzt die Wartezeit um mehrere Tage.

Stationäre Terminals mit Girocard-Anbindung sind teurer als mobile Lesegeräte, dafür entfallen Mobilfunkkosten. Rechnen Sie die monatlichen Grundgebühren über die geplante Nutzungsdauer, bevor Sie kaufen. Händler mit Saisonbetrieb fahren mit einem Leihgerät oft günstiger.

Ausfall vermeiden und dokumentieren

Ein zweites Terminal oder eine Smartphone-Lösung als Rückfall verkürzt die Wartezeit erheblich. Deponieren Sie Vertragsnummer und Supportkontakt gut sichtbar an der Kasse.

Kontrollieren Sie nach jedem Tausch die Konfiguration: TSE-Verbindung, Steuersätze und Belegausgabe. Die Anforderungen an technische Sicherheitseinrichtungen regelt die KassenSichV.

Prüfen Sie Kabel und Stecker monatlich. Ein beschädigtes Ladekabel ist die häufigste Ursache für Geräte, die morgens nicht starten. Typische Fehler beim Kauf und Betrieb, etwa fehlende Rückfalllösungen und unklare Vertragslaufzeiten, beschreibt die IHK München in ihrem Beitrag zu Fehlern bei Kassensystemen.

Häufige Fragen

Wie lange dauert der Austausch eines defekten Kartenterminals?

Bei Garantie oder Mietvertrag meist 1 bis 3 Werktage. Bei Kaufgeräten außerhalb der Garantie dauert es länger, oft 5 bis 10 Werktage.

Kostet das Ersatzgerät etwas?

Im Mietvertrag ist der Austausch in der Regel enthalten. Beim Kauf tragen Sie die Kosten selbst, bei Fremdschaden auch innerhalb der Garantiezeit.

Kann ich während des Ausfalls Karten annehmen?

Nur mit einem zweiten Gerät oder einer App-Lösung auf dem Smartphone. Barzahlung bleibt möglich, ist aber keine dauerhafte Lösung.

Muss ich den Ausfall der Kasse melden?

Der Ausfall gehört in die Kassenaufzeichnungen. Bei TSE-Ausfall gelten die Vorgaben der KassenSichV und die Hinweise des Finanzamts.